Jak powinno wyglądać zarządzanie zapasami w eCommerce? Od czego zacząć, czego unikać, czy pracując nad zarządzaniem zapasami 'online’ można wykorzystać dobre praktyki wywodzące się z klasycznego handlu detalicznego?
O tym miałem okazję opowiedzieć jako gość podcastu 'Sztuka E-Commerce’. Poniżej znajdziecie odnośnik do 98 odcinka, w którym razem z Markiem Kich dzielę się swoim doświadczeniem. Odnoszę się zarówno z pracy na etacie jak i konsultanta w kilkunastu już projektach ecommerc’owych.
Dla tych, którzy jednak wolą słowo pisane od mówionego poniżej odtwarzacza znajdują się moje notatki. Opisałem w nich swoje przemyślenia o tym jak powinno wyglądać zarządzanie zapasami eCommerce. Uprzedzam jednak nie jest to transkrypcja odcinka tylko tekst napisany w ramach przygotowań.
Intro czyli opowiedz coś o sobie
Jestem logistykiem. Zarówno z zawodu jak i zamiłowania. Pracowałem w zasadzie każdym obszarze łańcucha dostaw. Planowałem popyt, poziom zapasów, obciążenie pracą magazynu, potem bezpośrednio zarządzałem magazynami, w których pracowało nawet po kilkaset osób.
Po odejściu z Amazon zajmuję się budowaniem i optymalizowaniem logistyki dla innych ecommerc’ów. Ostatnio w prawdziwym start-up’ie w Opontii i wiesz co? Wciąż mnie to kręci.
W zeszłym roku właściciel pewnego rosnącego sklepu internetowego powiedział mi o swojej logistyce, że sprzedawanie w internecie byłoby wspaniałym zajęciem… Gdyby nie było tego obszaru, zarządzania zapasami, zamówieniami, magazynu.
Natomiast dla mnie właśnie tutaj toczy się życie, w tych obszarach na co dzień znajduję dla różnych organizacji oszczędności. Zwłaszcza w kwestii zarządzania zapasami.
Zresztą zarówno blog Logistykapoprostu.pl jak i stowarzyszenie branżowe, którym jest E-LEA powstały pierwotnie po godzinach. Wracałem po 11h na magazynie, albo po 12h spotkań, ogarniałem rodzinę i siadałem aby coś napisać, zaplanować, bo nie miałem jeszcze dość tematu.
Na czym polega profesjonalne zarządzanie zapasami?
Po pierwsze zarządzanie zapasami nie polega tylko na tym czego i ile zamówić aby uzupełnić stany na magazynie. Zarządzanie zapasami to część szerszego procesu planowania sprzedaży i operacji tzw. Sales & Operations Planning i jak nazwa wskazuje jego pierwszym etapem jest planowanie sprzedaży.
Robiłem kiedyś audyt logistyki w sklepie internetowym należącym do pewnej instagramowej influencerki. Biznes się kręcił i jak w tego typu przypadkach bywa przy skali kilkunastu milionów obrotu “logistyka zaczęła być wąskim gardłem”. W szczególności jednocześnie kwestia dostępności towaru oraz (paradoksalnie) nadmiaru nierotującego stocku. Z tym drugim tematem byliśmy sobie w stanie w ciągu niecałego roku poradzić.
Z pierwszym było gorzej, ponieważ wyszło, że właścicielka nie ma w zwyczaju mówić nikomu, co chce dzisiaj pokazać na Instagramie, z jakim produktem wystąpi w shorcie na Youtubie. Potem natomiast ma pretensje, że fanki piszą o opóźnieniach w zamówieniach…
Cóż niestety do Pani nie chciała również zrozumieć na czym polega zarządzanie zapasami. Co to jest lead time od dostawcy, jednostka zamówienia, a co dopiero mówić o pozostałych parametrach, które wykorzystuje się do planowania.
Czy można sprawnie planować zapasy nie mając do tego systemów?
A chcesz odpowiedź krótką czy długą? W skrócie można. Więcej zależy od wiedzy i świadomości osób, które danym biznesem zarządzają niż od stosowanych narzędzi. Bez względu na skalę wszyscy kiedyś zaczynali planowanie sprzedaży i zapasów w Excelu.
Zanim w HEBE doprowadziłem do wybrania dedykowanego systemu do planowania na potrzeby łańcucha dostaw, Excel, przy kilkuosobowym zespole, wystarczył do ogarnięcia zatowarowania ponad setki sklepów w 20+ tysięcy produktów.
W większości e-commerc’ów mówimy o znacznie prostszym zadaniu. Jeżeli nie prowadzisz sprzedaży części zamiennych to raczej nie masz dziesiątek czy setek tysięcy produktów. Nie masz również setek dostawców oraz rozdrobnionego, zmiennego popytu. Ponadto prowadzisz jeden, może dwa magazyny.
W takiej sytuacji można stworzyć proste algorytmy zatowarowania. Wystarczy uwzględnić lead time’y od dostawców, pożądany poziom safety stocku, czyli zapasu bezpieczeństwa, oraz wszelkie parametry zamówień, takie jak ilości kartonowe lub paletowe, minima wartościowe, koszty transportu itd.
Jaka jest skala biznesu, w której stosuje się wspomniane procesy?
Wszystko tak naprawdę zależy od zmienności występującej w naszej sprzedaży i stabilności naszego łańcucha dostaw. Jeżeli masz w ofercie kilkadziesiąt produktów, w miarę stabilny popyt i pewnych dostawców to rzeczywiście zarządzanie zapasami to prosta sprawa.
Wtedy nadmierne sformalizowanie procesu planowania zapasu nie pomoże a tylko zaszkodzi. Przeciąży zapewne nieduży zespół, który i tak ma co robić. W praktyce widzę, że o profesjonalnym podejściu do organizacji procesu planowania sprzedaży i operacji, warto pomyśleć jak zaczynasz robić przynajmniej kilkadziesiąt milionów złotych obrotu.
Albo masz minimum kilkaset produktów i kilka kanałów sprzedaży z odrębnymi magazynami, co w sumie sprowadza się do tego samego. Przy czym pamiętajmy, że z perspektywy zarządzania zapasami magazyn to nie jest tylko nasza własna lokalizacja. Weźmy na przykład sprzedaż w modelu Amazon FBA. Z mojego doświadczenia w wielu firmach nie myśli się o FBA jako magazynie a raczej jako usłudze.
Rzeczywiście nie organizujemy tego magazynu fizycznie, nie zatrudniamy ludzi, nie zamawiamy kurierów itd. Jednak wciąż zarządzanie zapasami leży po naszej stronie. Planujemy ile i kiedy chcemy mieć zapasu a uzupełnienia mamy nieco trudniejsze bo zamiast jak dotychczas jednej lokalizacji planujemy 2 a może 3 jeżeli mamy oferty również w UK.
Znam sprzedawców, właścicieli relatywnie prostych e-commerc’ów, którzy wchodząc w FBA niestety skomplikowali sobie życie pod kątem planowania stock’ów.
Tak samo to wygląda przy wchodzeniu we współpracę z operatorem logistycznym. Jest to tylko outsourcing fizycznego procesu, a nie planowania swojego łańcucha dostaw, który w e-commerce również może być skomplikowany. Zwłaszcza jeżeli ściągamy towar z Azji.
A jaki eCommerce stosuje takie zarządzanie zapasami?
Dobrym przykładem będzie KUBOTA, z którą współpracowałem regularnie w latach 2021-2022. KUBOTA to spółka giełdowa więc bez problemu można sprawdzić, że na koniec zeszłego roku mieli poprawę rotacji zapasów o 24%. Natomiast Biznesradar podaje, że w tym samym czasie spółki z sektora średnio rzecz biorąc pogorszyły swój cykl zapasów o 7%.
Oczywiście wyniki w KUBOTA to przede wszystkim wynik ciężkiej, systematycznej pracy całego zespołu. Zwłaszcza jego operacyjnej części, Dominiki Florczak i Kuby Bartczaka, których serdecznie pozdrawiam. Właśnie ich otwartość na systematyczne zmiany w organizacji pracy magazynu oraz procesu planowania zapasów dały efekt.
Jakbyś porównał zarządzanie zapasami w sieci handlowej i sklepie internetowym?
Patrząc wyłącznie na zarządzanie zapasami a nie operacjami w magazynie to różnice online vs. retail to przede wszystkim ilość punktów, które trzeba zaplanować i zatowarować.
Ostatnio coraz więcej e-commerc’ów decyduje się na wejście w offline oraz otwiera punkty stacjonarne. Przykładem jest chociażby R-Gol, który posiada już 11 punktów. W takiej sytuacji trzeba uważać aby nie popłynąć z zapasem. Każda nowa lokalizacja to tak naprawdę mały magazyn a zawsze więcej magazynów to więcej zapasu. Bez względu na to jak profesjonalnie tym zapasem zarządzamy.
Natomiast różnice między fashion, a kosmetykami, chemią gospodarczą czy częściami zamiennymi do maszyn rolniczych, to przede wszystkim długość cyklu życia produktu. Fashion charakteryzuje się krótkimi kolekcjami. Kosmetyki czy chemia domowa mają dłuższe życie danego SKU. Wbrew pozorom to ma większe znaczenie niż konkretny profil sezonowości sprzedaży.
Kosmetyki mają swój pierwszy peak w lutym na walentynki. Chemia domowa największą sprzedaż odnotowuje przed wielkanocą, a części zamienne w okresie czerwiec – wrzesień. Co nie zmienia faktu, że można się na to przygotować.
W tych biznesach, w których mamy po kilka czy kilkanaście-kilkadziesiąt tysięcy produktów, w ofercie, tak jak na przykład w drogeriach internetowych, ważniejsze jest aby każdy produkt miał zawsze jasno określone jaki jest jego status – nowy, aktywny, czasowo zablokowany, wyprzedawany itd.
Co więcej ważne aby była to informacja formalnie zapisana w jakimś polu produktu w ERPie czy w systemie finansowo-księgowym firmy. Bez tego praktycznie nie można powiedzieć “od ręki” czy mamy zdrową strukturę zapasów czy nie.
Jak wygląda zarządzanie zapasami w trudnych czasach?
Aby dobrze zaplanować dostawy, a przez to zapasy, trzeba wiedzieć na jakich parametrach pracujemy. Ile sztuk ma karton, ile kartonów warstwa, a ile paleta, w jakim czasie standardowo, wedle kontraktu realizują zamówienia dostawcy. Trzeba także systematycznie prognozować popyt.
Dopiero wiedząc to można wyliczyć ile w czasie od złożenia zamówienia do dostawy wyjdzie nam towaru z magazynu. Wyliczyć ile on top tego trzeba jeszcze założyć zapasu bezpieczeństwa. Zapasu, który jest funkcją zmienności, czyli niepewności, oraz wymaganego przez biznes poziomu serwisu.
Oczywiście, w szczególności w tego typu ciekawych czasach, które teraz mamy, wartości parametrów w tym algorytmie mogą się zmieniać. Ponadto prognozy zawsze obarczone są pewnym poziomem błędu.
Clue polega jednak na tym, że gdy wydłuża nam się z dwóch na trzy czy cztery miesiące czas, w którym towar płynie z Chin, to my możemy przeliczyć jak to wpływa na poziom zapasu. Oszacować ryzyko braków i podejmujemy świadome decyzje:
- czy opłaca nam się ściągać air freightem kolejną partię?
- czy jednak braki są mało prawdopodobne lub niewielkie?
- jak szacunkowo wpłynie to na naszą sprzedaż oraz zyski?
Nie działamy impulsywnie. Mamy model działania. Wiemy jak zmienią się nasze wyniki gdy jedno z założeń się nie sprawdzi i nie jesteśmy co chwilę zaskakiwani. Może nas zaskoczyć sytuacja geopolityczna, mogą nas zaskoczyć klienci, możemy mieć braki, lub nadstany, natomiast proces działa, cokolwiek się dzieje my wiemy jak to wpływa to na nasz biznes.
Czy w dużych organizacjach rzeczywiście to działa?
W tych, które podchodzą systematycznie do organizacji swojego łańcucha dostaw tak. Niestety nie zawsze duża organizacja to dojrzała organizacja. Nawet w sporych firmach bywa z tym bardzo różnie.
Ostatnio tworzyłem plan rozwoju operacji, w firmie o obrotach dochodzących do 200 mln PLN. Właściciel chciał wejść w e-commerce, stworzyć bezpośredni kanał sprzedaży i częściowo obejść swoich dotychczasowych dystrybutorów. Pytanie było co trzeba zmienić? Na samym magazynie jak i w łańcuchu dostaw, w planowaniu, w zakupach, aby biznes case się był na plusie.
W zakupach na pytanie o czas dostawy usłyszałem, że “to zależy”, “to ustalamy za każdym razem z dostawcą”. Na pytanie o minimalną ilość sztuk w zamówieniu na jednym SKU tak samo. W sprzedaży na pytanie o to co chcą w tym roku sprzedać usłyszałem, że “jak najwięcej, nie ważne na czym”.
W sumie w każdym przypadku była to prawda. Jednak dojrzałe biznesy mogą optymalizować swoje procesy, planować sprzedaż, poziom zapasów, właśnie dlatego, że podejmują wysiłek standaryzacji. Mapują rzeczywiste, środowisko, w którym się poruszają.
Jak wszystko w swojej logistyce uznajemy za zmienne, jak podchodzimy do wszystkiego na zasadzie “to zależy” to nie ma cudów. Wyniki również mamy “to zależy” od tego co dzisiaj powiedział dostawca, od tego co w tym miesiącu się udało.
Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu zapasami?
Zaczynając od najpoważniejszych tzw. top trzy to:
1. Brak systematyczności, cykliczności w planowaniu, rewizję planów powinniśmy w przypadku większości e-commerc’ów wykonywać co tydzień. Jak nie importujemy towaru lub półproduktów z Indii czy Chin, mamy krótkie lead time’y i peak sprzedaży w weekend to chociażby niebo waliło nam się na głowy, najpóźniej powinniśmy zrewidować zapas we wtorek.
2. Brak zbierania danych podstawowych artykułów poza tymi, których wymaga od nas marketplace. Bądź uznawanie ich za zmienne więc nie warte dokumentowania, a przecież nie potrzeba do tego wielkiego ERPa, czy PIMa. Wystarczy dla większości danych o których mówimy tabela w Excelu.
3. Myślenie o planowaniu zapasów wyłącznie w kontekście uzupełnienia stanów na magazynie. Nie wchodzenie w planowanie sprzedaży i analizę jak te plany mają się do warunków logistycznych.
Czy są książki lub inna forma wiedzy którą polecasz?
O praktyczne i jednocześnie ciekawe książki o planowaniu zapasów jest ciężko… Większość napisanych jest niestety jak instrukcja obsługi magnetowidu. Niemniej na początek polecam:
How to Lie with Statistics, Darell Huff, cienka książeczka, napisana jeszcze w 1954. W zasadzie się nie zestarzała, przyda się każdemu kto nie chce okłamywać samego siebie, zarówno co do stanów na magazynie, jak i interpretacji danych przedstawianych w mediach.
Super Crunchers. Why Thinking by Numbers Is The Way to Be Smart, Ian Ayres. Znacznie nowsza pozycja, pokazująca dlaczego na dłuższą metę algorytmy dają lepsze wyniki niż działanie “na czuja”.
Obie niestety niedostępne po polsku. W sumie niedosyt dobrych oraz dobrze napisanych źródeł o łańcuchu dostaw, przyczynił się do powstania bloga. 'Logistyka po prostu’ to miejsce gdzie dzielę się dobrymi praktykami dotyczącymi zarządzania łańcuchem dostaw, organizacji procesu Sales & Operations Planning, a także procesów na magazynie.
Ostatnio postanowiłem przenieść się na “nową” formę . Razem z Piotrem Skobało zacząłem nagrywać podcast ’Rozmowy Logistyków’. Polecam więc również posłuchać tego o czym tam będziemy mówić.
Gdybyś miał zostawić słuchaczy z jedną myślą…
Zbierajcie dane. Wspomniane wcześniej dane podstawowe produktów oraz dostawców. Jak również dane o poziomie zapasu per produkt per dzień, per lokalizacja jeżeli macie więcej niż jeden magazyn. Dane dotyczące statusu produktu w jego cyklu życia. Wreszcie dane dotyczące swoich promocji, poziomu cen w czasie.
Niestety w większości e-commerc’ów nie ma jeszcze kultury pracy z danymi. Podchodząc do tematu optymalizacji zapasów czy procesów w magazynie w 9 przypadkach na 10 pierwsze wnioski z audytu sprowadzają się właśnie do tego stwierdzenia.
