Wiele lat po publikacji artykułu Marca Andreesena – Dlaczego oprogramowanie zjada świat?, wiersze kodu wciąż zmieniają branże, generują strumienie przychodów i całkowicie eliminują potrzebę fizycznych operacji.
Wczoraj zamiast ponownie podłączyć odtwarzacz DVD, żeby obejrzeć jeden z klasyków, zarejestrowałem się w kolejnym serwisie streamingowym. Było to łatwiejsze, szybsze i faktycznie tańsze niż kupno nowej ładowarki, żeby zastąpić tę, która się popsuła.
Jednak to, co z łatwością przyjęliśmy w naszym codziennym życiu, nie zawsze jest aktywnie promowane w biznesie. Na własne oczy widziałem magazyn obsługujący sprzedaż wartą 40 mln euro przy pomocy list kompletacyjnych wydrukowanych na papierze…
Dlaczego konsumenckie doświadczenia osób prowadzących tę działalność nie wpływa na ich oczekiwania i projekty B2B?
Dlaczego te osoby nie sugerują kierownictwu, że dobrze byłoby zainwestować w system zarządzania magazynem (Warehouse Management System, w skrócie WMS)? Czy samo kierownictwo nie prosi ich o wdrożenie takiego rozwiązania?
Dziś wspólnie z Matteo Weindelmayerem, Dyrektorem Logistyki i Magazynowania w Expondo, wyjaśnię dlaczego i jak działają systemy WMS. Podzielimy się naszym praktycznym doświadczeniem w operacjach magazynowych.
Obaj jesteśmy maniakami technologii i wierzymy, że technologia nie tylko może być, ale wręcz musi być stosowana. Zgodnie z radą Simona Sinka zacznijmy jednak od tego, dlaczego tak jest.
Dlaczego warto inwestować w system zarządzania magazynem?
— Adam Sobolewski
Pamiętam, jak pierwszy raz przeszedłem przez magazyn giganta e-commerce. Pamiętam, jak bardzo to doświadczenie różniło się od tego, co widziałem na początku mojej zawodowej kariery w logistyce.
Kiedy zaczynałem, zamówienia klientów były pobierane raz dziennie i przetwarzane w jednej, niekończącej się fali. Bez względu na ich priorytet. Chyba że akurat zadzwonił wkurzony regionalny kierownik sprzedaży z pytaniem „Gdzie jest mój towar?”.
Stefano podsumował kiedyś swoje początkowe doświadczenie w zarządzaniu magazynem w ten sposób:
Żyliśmy wtedy w świecie poszatkowanych zamówień.
— Stefano Perego, wiceprezes ds. operacyjnych w Amazon EU
Pracując w Amazonie nauczyłem się, że logistyka to nie tylko właściwy produkt we właściwym miejscu, ale także we właściwym czasie i za odpowiednią cenę. Co więcej, moje osiągnięcia zaraz po studiach jako planisty popytu były tylko wstępem do osiągnięcia takiego cel.
Wiele osób z kadry zarządzającej uważa, że wystarczy mieć w miarę dokładną prognozę, aby zrealizować zamówienia klientów. Jednak prognoza to tylko pomysł, a pomysły bez realizacji są nic nie warte.
Aby skutecznie wykonywać zadania w hali magazynowej, nie wystarczy wiedzieć, co należy zrobić i do kiedy. Musisz też wiedzieć, gdzie znajduje się ten towar i jak (optymalnie) go stamtąd odebrać.
Poza tym, musisz wiedzieć, czym zajmuje się twój zespół i jak skutecznie wykonuje przydzielone zadania. Musisz wiedzieć, czy kompletacja sztuki zajmuje 28 sekund… czy może 30 sekund.
Różnica 2 sekund…
Im bardziej rozległa operacja, tym bardziej taka wiedza jest potrzebna. To, co możesz łatwo znaleźć i odebrać z zaplecza sklepu lub małego magazynu, może być niemożliwe do znalezienia, gdy powierzchnia twojego magazynu przekracza kilka tysięcy metrów kwadratowych lub kilkaset tysięcy jednostek.
Różnica 2 sekund jest mało istotna, kiedy realizujesz kilkadziesiąt zamówień dziennie. Jednak, gdy musisz wysłać 12 tysięcy zamówień na jednej zmianie, taka różnica przekłada się na równowartość pracownika w pełnym wymiarze godzin.
Oczywiście firmy działające bez Systemu Zarządzania Magazynem mogą wdrażać wiele procesów i procedur, aby kontrolować swoją produktywność. Zwłaszcza, kiedy pracują na stosunkowo wysokim poziomie agregacji – składowanie, kompletacja i wysyłka pełnych palet.
Zmiana układu magazynu, optymalizacja ruchów wózków widłowych poprzez przemieszczanie najczęściej sprzedawanych artykułów jak najbliżej strefy wysyłki. Lista dobrych praktyk jest długa.
Istnieje jednak granica tego, co można osiągnąć w ten sposób. Bez bliższej obserwacji pracy magazynu w czasie rzeczywistym, czy bez możliwości rejestrowania znacznika czasu każdej czynności i raportowania sprzętu oraz wykorzystania przestrzeni, wszyscy, nawet kierownik bezpośrednio odpowiedzialny za magazyn, prowadzą ten proces na zasadzie czarnej skrzynki.
Kiedy zainwestować w System Zarządzania Magazynem?
— Matteo Weindelmayer
Jak wspomniał Adam, małe firmy i startupy często nie używają żadnego systemu w swoim magazynie. Właściwie to nie muszą. Nawet Amazon uruchomił swój pierwszy magazyn z prostym systemem kompletacji przy użyciu długopisów i papieru.
Ja również prowadziłem małe magazyny przy pomocy arkuszy Excel i drukowanych list kompletacyjnych. Jednak, kiedy skala działań zaczyna rosnąć, poprawienie dokładności i szybkości nie jest możliwe przy dalszym użyciu papieru. To właśnie wtedy wiele firm zaczyna szukać nowego Systemu Zarządzania Magazynem.
Potrzeba większej dokładności i szybkości może wynikać zarówno z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Pierwsze z nich to wzrost wolumenu lub zmiany wymagań klientów. Kolejne to, na przykład, znaczące straty zapasów lub niska wydajność pracowników.
Również firmy, które już posiadają system WMS, mogą dotrzeć do momentu, w którym nadejdzie czas na zmiany. Na przykład, gdy obecna architektura WMS firmy ogranicza działalność, ponieważ nie jest w stanie obsłużyć nowych zamówień.
Innym częstym czynnikiem jest wzrost złożoności wykonywanego zadania. Dzieje się tak, kiedy firma wymaga, aby system obsługiwał określone funkcje, takie jak usługi oddatkowe, alokacja do wielu lokalizacji, identyfikowalność numerów seryjnych lub obsługa towarów objętych podatkiem akcyzowym.
Różnica technologiczna…
System Zarządzania Magazynem jest częścią ogólnej architektury systemów firmy. Dlatego nie jest niczym niezwykłym, że firmy rozważają przegląd systemu WMS, w momencie gdy zaczynają się pojawiać poważne zmiany w systemach informatycznych. Na przykład podczas wdrażania nowego systemu ERP. Kierownictwo firmy może preferować aktualizację systemu WMS, jeśli połączenie z obecnym systemem jest zbyt skomplikowane.
Ponieważ firmy szukają większej elastyczności w swoich procesach logistycznych, wielu dostawców systemów WMS oferuje obecnie rozwiązania jako SaaS i architektury modułowe. Wszystko po to, aby ich systemy mogły łatwo dostosować się do wymagań klienta. Czasami prowadzi to również do zmiany lub wdrożenia systemu WMS, ponieważ ten proces jest obecnie łatwiejszy niż kiedyś.
Istnieje wiele sytuacji, w których firma może potrzebować Systemu Zarządzania Magazynem. Poniżej wymieniłem kilka, z którymi osobiście się spotkałem.
Najczęściej to wzrost wolumenów napędza poszukiwania bardziej efektywnego wykorzystania zasobów, a wzrost oczekiwań klientów wymaga lepszej kontroli zapasów i procesów.
Ostatecznie to do nas, logistyków, należy odczytanie znaków w odpowiednim czasie. Musimy rozpocząć projekt zanim pojawi się wąskie gardło. W rzeczywistości, wdrożenie Systemu Zarządzania Magazynem nie jest szybkim procesem. Ponieważ większość wdrożeń trwa od 6 do 12 miesięcy, ważne jest uwzględnienie takich planów na wczesnym etapie strategii.
Jakich funkcji szukać?
Znając wszystkie te powody i sytuacje, w których może być potrzebna zmiana lub wdrożenie systemu WMS, prawdopodobnie nadal zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę decydując się na nowy system.
Najważniejsze funkcjonalności będą oczywiście charakterystyczne dla twojego biznesu. Niemniej istnieje 6 głównych obszarów, które należy wziąć pod uwagę przed przejściem do kolejnego etapu – wyboru Systemu Zarządzania Magazynem.
Pozwól, że Cię przez nie przeprowadzimy. Zobaczysz, dlaczego rozsądne (a czasem nawet kluczowe dla biznesu) jest posiadanie wiedzy na temat tego, czego naprawdę szukasz.
Dane podstawowe i interfejsy
— Adam Sobolewski
Zarządzanie danymi podstawowymi i funkcje interfejsów zwykle nie stanowią najbardziej seksownej części żadnego systemu. System Zarządzania Magazynem nie jest wyjątkiem. Stanowią one jednak podstawę, bez której wiele rzeczy, w tym kluczowe procesy biznesowe, nie tylko mogą być, ale wręcz na pewno skazane są na porażkę.
Wyobraź sobie projekt, w którym wdrożono proces uzupełnienia zapasu w lokacji podstawowej. Jednak do systemu WMS nie wprowadzono prawidłowych danych dotyczących rozmiaru artykułu. Mimo tego że był on dostępny w systemie ERP. Wystąpiła rozbieżność jednostek miary, a dodatkowo system WMS nie posiadał algorytmu ponownego sprawdzania danych.
Po uruchomieniu procesu zespół magazynowy nie był w stanie zmieścić towaru w podstawowych lokacjach. Dostarczone kartony były większe niż lokalizacje bazowe. Nowy system nie obliczył poprawnie rozmiaru uzupełnianego artykułu. Kiedy palety zostały ponownie ułożone, skrzynie utknęły w przejściach.
Nie do pomyślenia? A jednak naprawdę wydarzyło się to w dużej sieci sklepów z artykułami luksusowymi. Ucz się na błędach innych i zawsze dokładnie sprawdzaj, jakie informacje posiadasz, a jakich potrzebujesz.
Mapa magazynu i zarządzanie przestrzenią
— Matteo Weindelmayer
Wydajne zarządzanie przestrzenią magazynową może przynieść korzyści kosztowe, pomagając stworzyć uzasadnienie biznesowe dla wdrożenia Systemu Zarządzania Magazynem. Najbardziej zaawansowany system WMS może zaoferować najbardziej efektywną strategię alokacji zapasów i zapewnić szybki dostęp do najlepszych SKU.
Planista powinien jednak kontrolować optymalizację lokalizacji zapasów. Większość systemów WMS operuje na danych historycznych i dlatego nie może samodzielnie uwzględniać promocji, kampanii lub innych czynników zewnętrznych, które mogłyby wpłynąć na określone zmiany popytu. Spotkałem się z przypadkami, w których przy efektywnym wykorzystaniu, nowy system WMS o połowę zmniejszał obwód kompletacji w magazynie, a wszystko to dzięki bardziej wydajnemu mapowaniu lokalizacji i wymiarowaniu.
Jeśli chodzi o jakość, system WMS może zapewnić przechowywanie artykułów w odpowiednich miejscach, z dala od możliwych zanieczyszczeń (np. artykuły spożywcze) lub tam, gdzie istnieją lepsze zabezpieczenia (np. ochrona przeciwpożarowa dla materiałów łatwopalnych lub ściana osłonowa dla chemikaliów). Parametry systemy można ustawić tak, aby umożliwiał 100% spójności, zapewniając zgodność z prawem i identyfikowalność.
Optymalizacja procesu kompletacji i pakowania
— Adam Sobolewski
Nawet przy najlepszym układzie magazynu i perfekcyjnie zagospodarowanej przestrzeni, kompletacja i pakowanie mogą pochłonąć nawet do 45% całkowitego czasu pracy. Tym samym są to 2 najbardziej pracochłonne procesy w wielu centrach logistycznych i dystrybucyjnych.
Dlatego System Zarządzania Magazynem, którego szukasz, powinien zoptymalizować te ruchy. Niezależnie od tego, czy będzie to pobieranie palet połączone z ich odkładaniem, czy też możliwość zmiany strategii kompletacji (klaster, partia lub jakakolwiek inna strategia). Te rzeczy po prostu muszą się dziać na bieżąco.
W przeciwnym razie twój proces skończy się tak jak procesy, które widziałem w wielu odwiedzanych przeze mnie magazynach. Na przykład, duży wyspecjalizowany sprzedawca detaliczny (3 magazyny, ponad 1000 sklepów i kanał e-commerce) realizował zamówienia B2C zgodnie z podejściem człowiek do towaru (man to goods).
Nie jest to najnowocześniejszy proces, ale wobec braku inwestycji w automatyzację, nie jest to też najgorsze podejście. Chyba, że nie jesteś w stanie grupować pojedynczych zamówień i jesteś zmuszony do kompletowania każdego z nich z osobna, na przykład w sytuacji, kiedy system WMS został zaprojektowany tylko dla zamówień sklepowych.
Pamiętaj, że optymalizacja musi być dopasowana do procesu biznesowego. Możesz potrzebować różnych operacji dla różnych kanałów sprzedaży.
Raportowanie produktywności i jakości
— Adam Sobolewski
Możliwość raportowania (w czasie rzeczywistym) produktywności oraz jakości pracy każdego członka zespołu magazynowego to kolejna często wyszukiwana funkcjonalność systemu WMS. Zwłaszcza, kiedy działalność staje się dość skomplikowana, jak w przypadku wielu dzisiejszych firm e-commerce.
W sytuacji, kiedy nie musieliśmy obsługiwać wielu rodzajów kompletacji (na sztuki, na kartony, lub palety oraz w różnych procesach, kompletacji per zamówienie, per grupa zamówień, w zestawach), stosowanie okresowo wyliczanego standardu wydajności nadal wydawało się rozsądne.
Kiedy jednak proces się komplikuje i trzeba efektywnie zarządzać, powiedzmy, 1200 współpracownikami na jednej zmianie (tak jak to robiłem podczas pracy w Amazonie), uwierz mi, że funkcje zarządzania pracą stają się najważniejsze.
Przy tej skali, nawet 15-minutowy brak monitorowania przepustowości może prowadzić do utraty płynności w procesie produkcji. W centrum logistycznym czas dosłownie oznacza pieniądze. A co ty możesz zrobić?
Alternatywnie, zamiast inwestować w System Zarządzania Magazynem z rozbudowanymi opcjami zarządzania pracownikami, możesz całkowicie zmienić swoją strategię. Firmy, które ujednolicają swój proces lub inwestują w automatyzację typu towar do człowieka (goods to man), mogą mieć inne wymagania.
Kontrola zapasów
— Matteo Weindelmayer
Dokładność inwentaryzacji magazynu nie jest dobra wyłącznie do księgowania. Wiedząc dokładnie, co jest na stanie, zapewniasz pełną realizację zamówień klientów, ponieważ osoba kompletująca zawsze może znaleźć towar tam, gdzie powinien być. System WMS zapewnia dokładność zapasów, śledząc towary w trakcie ich podróży w magazynie i weryfikując wyrównanie fizyczne/systemowe za pomocą kontroli zapasów.
Funkcjonalność „inwentaryzacji” WMS obejmuje weryfikację dokładności procesów kompletacji i odkładania. Jako minimum, system WMS powinien umożliwiać użytkownikowi fizyczne obliczenie lokalizacji w dowolnym momencie oraz zgłaszanie wszelkich rozbieżności. Niektóre systemy posiadają nawet funkcjonalność, która automatycznie generuje zadania zliczania. W zależności od poziomów wypełnienia miejsc składowania (np. lokalizacja jest pusta lub lokalizacja ma mniejszy niż określony procent zapasów) lub regularnych interwałów dla danej lokalizacji (inwentaryzacja ciągła).
Musisz dokładnie zastanowić się, jak system będzie działał i czy inwentaryzacja będzie czymś, co będziesz chciał przeprowadzić w czasie normalnej działalności, czy też nie. Główne ryzyko związane z funkcją inwentaryzacji polega na sposobie zarządzania wyjątkami.
Większość Systemów Zarządzania Magazynem blokuje lokalizacje w przypadku wystąpienia rozbieżności. Pozostają one zablokowane do momentu ponownego przeliczenia towaru przez pracownika magazynu.
Możesz również sprawdzić stan magazynowy podczas kompletacji. Najlepszy system WMS umożliwi wykonanie takiego proces w czasie, który nie wpłynie na Twoją produktywność.
Jednak chciałbym dorzucić tu słowo ostrzeżenia. Duży producent FMCG prawie zatrzymał swoją operację kompletacji, zbyt pospiesznie wdrażając system, w którym kompletatorzy musieli potwierdzać ilość zapasów pozostawionych w danej lokalizacji po każdym procesie kompletacji. Lokalizacje blokowane do ponownego liczenia szybko się nawarstwiały, bo w tym czasie kompletatorzy spieszyli się z liczeniem, aby wyrobić swoje cele.
Automatyzacja
— Matteo Weindelmayer
Sposób, w jaki patrzysz na System Zarządzania Magazynem pod kątem strategicznej inwestycji nie powinien opierać się na wykorzystaniu obecnych procesów biznesowych. To właśnie dzisiejszą inwestycją będziesz wspierał łańcuch dostaw za 10 lat, a jak wiadomo, ten łańcuch dostaw będzie uwzględniał robotykę i inne technologie automatyzacji.
Już dziś obserwujemy wysoki poziom automatyzacji w naszych magazynach. Nawet najbardziej podstawowe wdrożenie systemu WMS będzie wymagało niskiego poziomu automatyzacji z użyciem skanerów i drukarek. Najnowocześniejsze magazyny będą używać zautomatyzowanych systemów magazynowania i wymagazynowywania AS/RS (Automated Storage and Retrieval Systems), robotów do kompletacji i pakowania, zautomatyzowanych systemów rozładunku kontenerów, pojazdów AGV i przenośników przemieszczających towary po magazynie, a nawet dronów wykonujących liczenie cykli. Te i jeszcze bardziej ekscytujące technologie, które pojawią się w przyszłości, będą postrzegane tak jak dzisiejsze skanery, więc będzie Ci zależało, aby Twój system WMS mógł się z nimi zintegrować.
Niektóre systemy WMS oferują bezpośrednią integrację z technologiami automatyzacji, takimi jak rozwiązania głosowe lub kompletacja wspierana technologią rozszerzonej rzeczywistości. Jednak wiele z nich nie zintegruje się bezpośrednio z bardziej złożonymi rozwiązaniami, takimi jak AS/RS lub systemami przenośników, które zwykle wymagają systemu sterowania magazynem (Warehouse Control System – WCS) jako oprogramowania pośredniczącego. Ważną kwestią do rozważenia przy wyborze systemu WMS jest to, jak elastyczna jest integracja z systemami WCS różnych dostawców. Niezależnie od tego, czy posiadasz już jeden system, czy dopiero myślisz o jego wdrożeniu w przyszłości.
Kolejne kroki (ku znanemu)
— Adam Sobolewski
Dziś każda firma odnosząca sukcesy jest w pewnym sensie firmą programistyczną. Nawet jeśli jej podstawowa działalność wymaga fizycznych działań, takich jak pozyskiwanie, produkcja, przechowywanie, dystrybucja i wysyłka produktów na całym świecie.
Firmy odnoszące sukcesy posiadają strategię związaną z oprogramowaniem. Nie zawsze tworzą oprogramowanie samodzielnie. Jednak ich kierownictwo wie, że oprogramowanie może zastąpić lub znacznie usprawnić operacje fizyczne.
Zarówno z mojego punktu widzenia, jak i w opinii Matteo, operacje magazynowe generują coraz więcej danych, a tym samym obejmują możliwości optymalizacji, zwłaszcza dlatego, że są powtarzalne, skalowalne oraz charakteryzują się złożonością.
Wielokrotnie widzieliśmy to w firmach, w których kierujemy logistyką.
Jeśli prowadzisz firmę, w której magazyn odgrywa ważną rolę, po przeczytaniu tego artykułu zobaczysz powody, dla których warto zainwestować w system do zarządzania tym magazynem. Następnym razem opiszę, jak wybrać System Zarządzania Magazynem.
W międzyczasie, jeśli chcesz sprawdzić, czy to odpowiedni moment na zmianę sposobu pracy magazynu, skontaktuj się z nami. Chętnie podzielimy się doświadczeniami i zaoferujemy Ci pomoc. Możesz skontaktować się ze mną poprzez stronę kontaktową. Do Matteo możesz napisać poprzez jego profil LinkedIn.
Możesz również zapisać się do newslettera „Logistyka Po Prostu”. Co jakiś czas będę dzielił się wiedzą na temat łańcucha dostaw i logistyki, która może wesprzeć Twój biznes i rozwój zawodowy.
Do zobaczenia następnym razem!
