Jak zwiększyć zyski dzięki Sales & Operations Planning?

Każdy kolejny Klient i każdy kolejny produkt jest szansą na zwiększenie obrotów. Powiększanie portfolio zwiększa jednak koszty działalności a tym samym obniża rentowność biznesu. Jeżeli zgadzasz się z tym stwierdzeniem to pora abyś wdrożył w swojej firmie proces Sales & Operations Planning czyli w skrócie S&OP.

W artykule przedstawiam na czym polega S&OP i jak wpływa na wyniki organizacji. Wspominam również o najczęściej popełnianych błędach wdrożenia procesu S&OP oraz omawiam dobre praktyki podnoszące prawdopodobieństwo skutecznej implementacji.

Pierwotna wersja tego artykułu została opublikowana przez Puls Biznesu w ramach materiałów uzupełniających konferencję S&OP * Planowanie biznesowe * Prognozy * Strategia działania.

Wersja, którą możesz przeczytać poniżej została zaktualizowana. Zawiera więcej przykładów oraz grafik obrazujących omawiane koncepcje.

Na czym polega S&OP?

Planowanie sprzedaży i operacji (sales & operations planning, S&OP) to proces, w którym zarząd ocenia prognozy popytu, plany podaży oraz oczekiwane rezultaty finansowe.

S&OP to proces decyzyjny gwarantujący, że plany w każdym obszarze działania przedsiębiorstwa są zgodne z ogólnym biznesplanem firmy.

S&OP polega na stworzeniu jednego planu operacyjnego podczas kilku spotkań, które w większości organizacji odbywają się w cyklu miesięcznym. Następujące po sobie etapy S&OP to:

1. Zebranie danych: podsumowanie ilości i wartości sprzedaży za ostatni okres, poziomu produkcji, lub zakupu per produkt, oraz zebranie informacji z rynku;

2. Planowanie popytu: prognozowanie wolumenu przyszłego popytu per produkt, w tym wykrywanie nowych potrzeb Klientów, a także możliwości ich kształtowania;

3. Planowanie podaży: rewizja planów produkcji, zakupu, lub dystrybucji, a także ocena ewentualnych ograniczeń łańcucha dostaw wewnątrz i na zewnątrz firmy;

4. Konsensus: wzajemne dostosowanie planów popytu i planów podaży, zapewnienie, że mieszczą się one w możliwościach i celach finansowych firmy, oraz przygotowanie zaleceń do ostatniego etapu;

5. Spotkanie wykonawcze: poznanie planu przez zarząd, podjęcie wymaganych decyzji i zatwierdzenie ostatecznej wersji planu operacyjnego na kolejny okres.

W procesie S&OP cała firma powinna wykorzystywać jeden zestaw liczb określających dostępne zasoby oraz wyznaczone cele. W efekcie możliwe jest odejście od modelu pracy w silosach funkcjonalnych a wejście w model oparty o merytoryczną współpracę poszczególnych działów organizacji.

Sales Operations Planning Uczestnicy Procesu

Właścicielem S&OP bardzo często jest osoba odpowiedzialna za Łańcuch Dostaw. Niemniej Sales & Operations Planning to proces integrujący całą organizacje co bardzo szybko wpływa na jej wyniki.

Jak S&OP wpływa na wyniki firmy?

Wdrożenie S&OP poprawia współpracę pomiędzy Sprzedażą, Marketingiem, Produkcją, Logistyką i Finansami na najbardziej szczegółowym poziomie planów per produkt. Na poziomie, na którym powstają koszty w organizacji.

Jeżeli wszyscy zgadzają się co do poziomu przewidywanej sprzedaży rolą Produkcji i Łańcucha Dostaw pozostaje dostarczenie odpowiedniej ilości towaru. Jeżeli poziom zapasów nie zgadza się z planowanym to problem należy rozwiązać po stronie Sprzedaży i Marketingu a nie działów operacyjnych.

Efektywne wdrożenie S&OP przenosi więc odpowiedzialność za zapas do działów, które bezpośrednio mają wpływ na zapotrzebowanie na produkty lub usługi, które dostarcza organizacja.

W efekcie dochodzi do znaczącej poprawy rezultatów finansowych przedsiębiorstwa. Główne korzyści dotyczą elementów kosztowych rachunku zysków i strat. Niejednokrotnie rezultatem jest jednoczesne:

  • obniżenie poziomu zapasów nawet o 20-30%
  • ograniczenie kosztów działalności o 5-10%
  • zwiększenie wartości sprzedaży o 2-3%

Niewiele inicjatyw, które można podjąć w celu usprawnienia swojego biznesu daje efekty zbliżone do skutecznego wdrożenia S&OP.

Jak wdrożyć S&OP?

Skoro wdrożenie procesu Sales & Operations Planning daje znaczące korzyści to dlaczego nie jest to proces funkcjonujący w większości organizacji na świecie?

Wdrożenie S&OP musi nastąpić przy bezpośrednim udziale zarządu lub właściciela przedsiębiorstwa. Jeżeli decydenci nie są zaangażowani to proces nie ma szans na wdrożenie.

W firmach, w których proces S&OP działa najlepiej, liderzy S&OP raportują bezpośrednio do prezesa lub dyrektora generalnego. W szczególności w czasie wprowadzania zmian jedynie osoba odpowiedzialna za całość wyniku przedsiębiorstwa może zapewnić równowagę między kwestiami komercyjnymi i operacyjnymi.

Aby S&OP działało należy zaangażować wszystkie kluczowe obszary biznesu. Wszyscy muszą mieć te same dane. Niekoniecznie jednak przedstawione w ten sam sposób. Każdy powinien otrzymać informacje na poziomie szczegółowości, którego potrzebuje.

Dla Logistyki i Produkcji plany popytu muszą być sprowadzone do produktu per okres. Niemniej analizowanie prognoz na tym poziomie ze Sprzedażą oraz Marketingiem najczęściej nie ma sensu. Natomiast dział Finansów najczęściej jest zainteresowany wyłącznie planami przedstawionymi w postaci wartości a nie ilości.

Dlatego ważnym elementem wdrożenia jest wypracowanie formatu raportowania, który pozwala bezproblemowo przechodzić pomiędzy wymaganymi widokami. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takiego raportowania wypracowanego przez IC Group na porzeby jednego z wdrożeń procesu S&OP.

Wreszcie S&OP powinno opierać się na prognozach statystycznych oraz korektach eksperckich. Wykorzystanie odpowiedniego systemu informatycznego przy obecnym poziomie skomplikowania portfolio produktów i usług większości organizacji jest więc konieczne.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie S&OP to nie wdrożenie nowego systemu. O tym jak wybrać system do planowania w Łańcuchu Dostaw pisałem w jednym z poprzednich wpisów.

Przed wprowadzeniem w swojej organizacji procesu Sales & Operations Planning trzeba uświadomić sobie a także wszystkim biorącym udział w procesie, że system jest narzędziem koniecznym lecz niewystarczającym.

Wdrażenie procesu S&OP polega bowiem na zmianie sposobu współpracy między ludźmi. Wdrożenia, w których proces jest mniej wyrafinowany ale regularny i angażujący wszystkich w firmie przynoszą największe korzyści biznesowe.

Natomiast wdrożenia w przedsiębiorstwach, które skupiły się przede wszystkim na technicznej stronie przedsięwzięcia należą do najmniej udanych. Kończą się po 2-3 latach frustracją oraz odejściem od procesu. Wtedy firma wraca do funkcjonujących wcześniej nieoptymalnych rozwiązań.

Jak powinno wyglądać wdrożenie S&OP
Jak najczęściej wygląda wdrożenie S&OP

Ujmując jednym zdaniem wspomniane wyżej kwestie można powiedzieć, że wdrożenie S&OP to nie zmiana procesu, lub narzędzi, na których pracuje organizacja. Wdrożenie S&OP to tak na prawdę zmiana kulturowa.

Wymaga zmiany sposobu myślenia o współpracy wewnątrz organizacji. Właśnie dlatego S&OP tak trudno wdrożyć.

Fundamentalne błędy wdrożenia S&OP

Jeżeli wiedząc już na czym polega proces Sales & Operations Planning oraz jakie korzyści daje jego wdrożenie zastanawiasz się nad wprowadzeniem zmian w swojej firmie to zatrzymaj się jeszcze.

Przemyśl dokładnie co chcesz zrobić i jak osiągnąć oczekiwany efekt. Wbrew pozorom zarządzanie zmianą nie jest umiejętnością posiadaną przez każdego menedżera operacyjnego. Na pewno nie w stopniu, który pozwala na wprowadzenie S&OP w swojej organizacji.

Dlatego aby pomóc w przygotowaniu do wprowadzenia procesu S&OP spisałem listę najczęściej popełniancych błędów. Zastanów się dobrze nad każdym. Przedyskutuj wszystkie w gronie osób, które wybierzesz do projektu.

  • Nieregularne zaangażowanie zarządu
  • Niewłączenie w proces kluczowych działów
  • Nastawienie na systemy IT zamiast na proces
  • Nadmierne skomplikowanie etapu prognoz popytu
  • Brak dokumentowania podejmowanych decyzji
  • Bazowanie wyłącznie na danych statycznych
  • Planowanie dokładnie pod budżet

Chcesz wiedzieć więcej?

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu czujesz potrzebę dowiedzieć się więcej o tym jak wdrożyć Sales & Operations Planning w swojej firmie – napisz do mnie bezpośrednio lub zapisz się na newsletter.

Zapewniam Cię, że warto. Zawsze będziesz na bieżąco w kwestii tego jak efektywnie zarządzać Łańcuchem Dostaw oraz otrzymasz dodatek – Przykładowe scenariusze spotkań w procesie S&OP.

Tymczasem życzę powodzenia we wdrażaniu procesów podnoszących zyskowność firmy!

6 komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *