Logistyka gotowa na święta

Jak przygotować swoją logistykę na święta?

Przed nami najważniejszy okres w roku. Black Friday i Święta Bożego Narodzenia to przynajmniej w branżach, które tworzą produkty konsumenckie szczyt sprzedaży.

Producenci FMCG, CPG, RTV/AGD, a także tradycyjne sieci handlowe i sklepy internetowe mają przed sobą okres, który zadecyduje o realizacji rocznego budżetu.

Czy logistyka w twojej organizacji jest gotowa na święta? Uważasz, że bez problemu będziesz w stanie sprostać nadchodzącym wzrostom sprzedaży?

Mam nadzieję, że tak. Jeżeli jednak masz choć cień wątpliwości to zapraszam do przeczytania o sposobach stosowanych przez liderów rynkowych w każdej kategorii.

Kiedy rozpocząć przygotowania?

Piszę ten artykuł pod koniec listopada. Po części jako podsumowanie tego jak sam przygotowałem w tym roku logistykę na święta. Po części aby podzielić się doświadczeniami wyniesionymi na przestrzeni kilku lat zarówno z firm produkcyjnych, dystrybucyjnych jak i handlowych.

Mam jednak dla Ciebie złą wiadomość. Jeżeli zaczynasz myśleć o tym jak przygotować swoją własną logistykę na święta właśnie w tym czasie to tak naprawdę niewiele można już zrobić.

Przygotowania do okresu świątecznego trzeba rozpocząć tym wcześniej im bardziej rozbudowany i rozproszony jest Łańcuch Dostaw w twojej organizacji.

W pewnej znanej mi korporacji funkcjonującej w branży kosmetycznej plan na wolumen sprzedaży i jego podział po klientach na poziomie produktu potwierdzany jest już na początku marca każdego roku.

Budżet sprzedaży wyrażony wartościowo zatwierdzany jest jeszcze wcześniej. Pierwsza wersja ogłaszana jest pod koniec września roku poprzedzającego.

Oczywiście nie wszystkie organizacje muszą funkcjonować w takich ramach czasowych. Ważne jednak aby przy planowaniu zejść do poziomu szczegółów na 2-3 miesiące przed wejściem w całkowity standardowy okres realizacji (tzw. total lead time).

Całkowity czas realizacji czyli co uwzględnić przygotowując logistykę na święta
Źródło: Complete guide to lead times. East West Design & Manufacturing

Jeżeli na zakup komponentów, ich transport, produkcję wyrobów gotowych, oraz dystrybucje do klientów końcowych potrzebujecie w firmie na przykład 4 miesięcy to trzeba przygotować logistykę całego przedwsięzięcia najpóźniej w czerwcu.

W przeciwnym wypadku nie będziecie mieli czasu na wewnętrzne ustalenia oraz optymalizacje w ramach szerzeszego planu realizacji budżetu.

Jeżeli natomiast wasz całkowity okres realizacji jest krótszy to można przesunąc przygotowania. Jednak wbrew pozorom nawet w firmach czysto handlowych nie warto czekać do ostatniej chwili. Na całkowity okres realizacji należy spojrzeć z perspektywy swoich dostawców oraz ich okresu realizacji.

Nawet lokalne firmy produkcyjne mogą być przecież uzależnione od dostaw surowców z Chin czy Indii. Na 2-3 miesiące przed świętami mogą więc nie być w stanie zrealizować niezaplanowanego zapotrzebowania.

W niektórych sieciach handlowych do dziś pokutuje przeświadczenie, że od dostawcy można oczekiwać wszystkiego. Jednak “strategia” zaskakiwania swoich kontrahentów nie prowadzi do sukcesów.

Dużo lepsze wyniki (we wszystkich rodzajach przedsiębiorstw) daje zintegrowany proces Sales & Operations Planning.

Planowanie popytu, produkcji, oraz dystrybucji, czyli S&OP

Na temat tego czym jest klasyczny proces planowania sprzedaży i operacji pisałem w jednym z wcześniejszych artykułów na blogu. Jeżeli więc chcesz poznać podstawy procesu, który pozwala zbalansować popyt, podaż, oraz określić wpływ na finanse firmy to zapraszam Cię do przeczytania tekstu
Jak zwiększyć zyski dzięki S&OP?

Znajdziesz w nim nie tylko opis samego procesu lecz również listę najczęściej popełniach błedów przy jego wdrożeniu.

Natomiast w kontekście tego jak przygotować logistykę na święta polecam przemyśleć kilka kwestii strategicznych, które zazwyczaj stanowią założenia przyjmowane w ramach S&OP.

Zarządzanie zapasem

Klasycznie planowanie poziomu zapasu utrzymywanego w centrach dystrybucyjnych lub w magazynach sklepowych opiera się o plany sprzedaży, znaną lub zakładaną zmieność popytu, możliwą częstotliwość transportu i wymagany poziom bezpieczeństwa.

W praktyce dochodą jeszcze kwestie minimalnej jednostki transportowej oraz w przypadku sklepów detalicznych czynnik określany jako zapas prezentacyjny lub ekspozycyjny.

Natomiast projektując łańcuch dostaw, który obsługuje zarówno ecommerce jak i tradycyjne kanały sprzedaży rozważa się jeszcze fizyczne i systemowe rozdzielenie utrzymywanego zapasu.

Sposoby zarządzania zapasem Omnichannel
Źródło: Opracowanie własne

W wielu firmach wymienione parametry traktowane są statycznie. Pierwotnie ustalone wartości po prostu nie są rewidowane. Niemniej planując logistykę na święta trzeba brać pod uwagę wzrosty na poziomie 40% – 60% względem średniej rocznej (według publikacji GUS – Rynek wewnętrzny).

W przypadku pojedyńczych przedsiębiorstw skoki sprzedaży mogą być kilka razy większe. Warto więc rozważyć czasową zmianę podejścia lub stosowanych parametrów. Odpowiedzieć sobie na pytania:

  • czy dopuszczamy możliwość nieplanowanych transportów
  • czy (i w jakim stopniu) rewidujemy oczekiwany poziom bezpieczeństwa
  • jak podchodzimy do współdzielenia zapasu między kanałami sprzedaży
  • jak możemy zmienić jednostki wydania (np. z kartonów na warstwy)

Zarządzanie zamówieniami

Przed rozpoczęciem okresu świątecznego warto również przemyśleć strategie na realizację zamówień. Wbrew pozorom nie każde zamówienie i nie każdy klient jest równie istotny w perspektywie całego biznesu.

Bez względu na to jak definiujemy “klienta”. Nie ważne czy analizujemy znaczenie konsumenta indywidualnego, naszych własnych sklepów detalicznych, czy wreszcie kontrahentów biznesowych.

Priorytetyzacja sprawdza się zarówno w B2C jak i B2B. Przygotowując swoją logistykę na święta najlepiej więc mieć określony Plan B.

Jak przekonuje Yossi Sheffi w swojej książce The Power of Resilience: How the Best Companies Manage the Unexpected warto mieć zestaw scenariuszy. Planów co zrobić w sytuacji B, C, D oraz wariantach B1, B2 i kolejnych.

Chodzi o to aby w sytuacji kryzysowej (a kto pracował w Logistyce wie, że okres końca roku to pewnego rodzaju kryzys) wiedzieć co robić. Nie zastanawiać się. Nie konsultować. Po prostu działać.

Wykorzystanie systemów zarządzania zamówieniami aby przygotować logistykę na święta
Źródło: Openbravo Order Management System Description

Aby to osiągnąć trzeba jednak plany awaryjne mieć zdefiniowane i ustalone między wszystkimi kluczowymi obszarami biznesu z wyprzedzeniem. Nie potwierdzać za każdym razem działem handlowym, które zlecenia mają większy priorytet.

Ponadto im większa skala biznesu tym lepiej zautomatyzować podejmowanie decyzji w ramach ustalonych planów.

Zastanów się, czy za każdym razem pracownik obsługi klienta musi konsultować z logistyką możliwość obsługi zamówienia i podejmować wielokrotnie identyczne decyzje?

Czy nie lepiej wdrożyć rozwiązanie informatyczne do zarządzania zamówieniami? Order Managemet System pomiędzy systemami platformą sprzedażową a systemem magazynowym, który kolejkuje zamówienia lub zlecenia według wcześniej ustalonych kryteriów?

Dla wielu managerów poziom poczucia kontroli nad tym co się dzieje jest priorytetem. Jednak rozwiązania klasy OMS, lub po prostu z góry ustalone algorytmy działania, mogą znacząco wpłynąć na realizacje celów biznesowych.

Zarządzanie operacjami logistycznymi

We wcześniejszych sekcjach opisałem co można zrobić aby przygotować swoją logistykę na świeta na etapie planowania popytu, zarządzania zapasem i określania strategii sprzedaży.

Jednak w przypadku firm, które samodzielnie prowadzą swoje operacje logistyczne równie ważne jest przygotowanie na poziomie centrum dystrybucyjnego lub realizacyjnego.

Znając plany sprzedaży można przejść do planowania:

  • wymagań dostępnej przestrzeni magazynowej
  • zapotrzebowania na pracowników i ich szkolenia
  • ilości potrzebnego sprzętu oraz materiałów eksploatacyjnych
  • przepustowości poszczególnych elementów systemu technicznego

W zależności od rodzaju organizacji wszystkie wymienione obszary planowania operacyjnego posiadają swoją własną charakterystykę.

Inaczej planuje się ilość wymagane miejsca magazynowego w firmie obsługującej klientów B2B zamawiających towar na warstwy lub palety. Inaczej w firmie realizującej zamówienia konsumetów indywidualnych i przechowującej towar w sztukach.

Niemniej pewne elementy każdego etapu planowania operacyjnego wszędzie są wspólne. Przede wszystkim trzeba spojrzeć na plan w perspektywie maksymalnych przewidywanych obciążeń.

Nie średniego lub całkowitego przewidywanego wolumenu. Najlepiej w perspektywie dnia lub nawet zmiany na magazynie.

Ponadto w podziale na grupy, które mają znaczenie logistyczne a nie jak na poprzednich etapach Sales & Operations Planning w podziale na grupy handlowe lub marketingowe.

Poziomy planowania w S&OP
Źródło: Opracowanie własne

Aby przygotować logistykę na święta trzeba przetłumaczyć plany na poziomie grupy asortymentowej na plany według sposobu przepływu towaru. Ważny jest więc nie tylko wolumen lecz również rodzaj jednostek transportowych.

Dlatego właśnie w ramach S&OP trzeba zejść do poziomu tzw. SKULP’a (Stock Keeping Unit in Location & Period). Dopiero przygotowanie planów sprzedaży na tym poziomie pozwala potem na ponowne zagregowanie w sposób istotny z punktu widzenia logistyki.

Na temat tego jak przeliczyć plany sprzedaży na obciązenia centrum dystrybucyjnego napiszę innym razem. Mam jednak nadzieję, że już wymienione kilka punktów pozwoli Ci przemyśleć co można.

Niemniej przygotowując logistykę na święta można zrobić jeszcze o wiele więcej. Wymaga to jednak rozpoczęcia współpracy poza swoją własną organizację.

Współpraca z partnerami

Święta to na prawdę piękny okres w roku. Aby wszyscy mogli się nim cieszyć Łańcuch Dostaw w wielu firmach musi działać co najmniej sprawnie. Aby nie powiedzieć pięknie (o tym Jak stworzyć piękny Łańcuch Dostaw pisałem dla portalu Wirtualne Kosmetyki).

Jednym z elementów Łańcucha Dostaw, który spełnia oczekiwania biznesu jest współpraca z partnerami. Dostawcami, operatorami logistycznymi, przewoźnikami, oraz klientami.

Aby przygotować logistykę na święta, Black Friday, lub Cyber Monday owa współpraca musi obejmować kilka kluczowych elementów.

Zarządzanie oczekiwaniami

Zmiana standardowych poziomów serwisu, wydłużenie czasu realizacji zamówień, lub zebranie zamówień z wyprzedzeniem, to wszystko można zrobić jeżeli informuje się klienta i negocjuje a nie stawia przed faktem dokonanym.

Obserwując liderów rynkowych w praktycznie każdej branży widać, że przygotowanie logistyki święta nie pozostaje wyłącznie w obszarze łańcucha dostaw.

W opracowaniu road to market jak to określa jeden z największych koncernów produkujących napoje bezalkoholowe biorą udział również przedstawiciele sprzedaży, marketingu i finansów. Pozwala to na planowanie działań typu wydłużenie terminów płatności lub rabaty na zamówienia zmniejszające obciążenie obszaru logistyki.

W niektórych firmach z branży kosmetycznej na tego typu strategicznych spotkaniach przełamuje się nie tylko silosy wewnątrz organizacji lecz również pomiędzy firmą a jej dostawcami.

Z własnego doświadczenia w zarządzaniu łańcuchem dostaw sieci handlowej wiem jak tego rodzaju spotkania potrafią podnieść rentowność biznesu po obu stronach. Jeżeli tylko w dyskusji biorą udział osoby odpowiedzialne za logistykę. Nie tylko przedstawiciele sprzedaży i zakupów.

Pozwala to bowiem na wyjście ze standardowego rozwarstwionego i podzielonego na silosy procesu planowania.

Planowanie w silosach, które nie pomoże przygotować logistykę na święta
Źródło: Scientrix Company Blog

Oczywiście tego typu poziom integracji w planowaniu jest możliwy wyłącznie w sektorze B2B. Niemniej nastawienie, na któym opiera się wspólne planowanie jest równie opłacalne w B2C. Pamiętasz kiedy ostatnio nie dostałeś zamówionej paczki na święta?

Jak wtedy zareagowałeś? Jako klient wolałbyś z góry wiedzieć kiedy dostawa będzie realnie możliwa? Jeżeli tak to zrób wszystko aby twój eCommerce posiadał integrację z systemem magazynowym. Podawaj realne dane o dostępności i możliwościach dostawy.

Zabezpieczenie mocy operatora

Równie istotnym elementem przygotowania logistyki na święta jest ustalenie planu ze swoim operatorem logistycznym.

W wielu firmach, które zdecydowały się na outsourcing procesu realizacji zamówień przykłada się mniejszą wagę do tego etapu przygotowań lub zupełnie o nim zapomina.

Niemniej każdy operator logistyczny, bez względu na obsługiwaną branżę i skalę, potrzebuje przygotować swoje operacje. Wykonuje analogiczne kalkulacje i dostosowania jak logistyka wewnątrz przedsiębiorstwa.

Musi wiedzieć jaką przestrzeń magazynową powinien zabezpieczyć, ile osób dodatkowo zatrudnić, oraz na jaki wolumen przygotować sprzęt.

Aby to zrobić potrzebuje prognoz od swojego kontrahenta z zazwyczaj 2 miesięcznym wyprzedzeniem. Oczywiście na wyższym poziomie agregacji niż przekazywanych wewnętrznemu zespołowi logistyki. Jednak wciąż niezdbędnych.

Jeżeli pominiesz ten etap przygotowań na święta lub Black Friday żaden zapis o oczekiwanym poziomie serwisu, systemie bonus-malus, lub karach umownych nie zrekompensuje możliwych strat.

Zakontraktowanie przewoźników

Wreszcie ważne jest zabezpieczenie możliwości transportu. Zakontraktowanie z wyprzedzeniem przewoźników tak aby zepewnić sobie dostępność przewozu.

W dużych przedsiębiorstwach kontrakty transportowe podpisywane są przynajmniej na rok do przodu. W takim horyzoncie niepewność jest jednak na tyle znacząca, że część transportu trzeba (a nawet warto) wykupić na rynku spotowym.

Stawka spot’owa to cena na giełdzie transportowej jaką przewoźnik oferuje nadawcy w danym momencie za przewiezienie jego ładunku.

Stawka kontraktowa to stawka, którą przewoźnik, broker lub operator logistycznych z góry zgadza się stosować w celu rozliczenia usługi przewozu.

Wbrew częstej opinii stawki na giełdzie nie muszą być wyższe niż stawki kontraktowe. Wszystko zależy od zapotrzebowania i możliwości przewoźników.

Przygotowując swoją logistykę na święta najlepiej więc skorzytać z rynkowych przewidywań co do zmian wolumenów i cen środków transportu.

Tego typu prognozy można uzyskać na przykład z Transportation Expert Panel, lub kilku innych brokerów informacji, o których napiszę innym razem.

Zmotywowana załoga

W sieci można znaleźć wiele artykułów ‘how to keep warehouse workers happy’. W większości to teoretyczne i niepraktyczne porady. Według mnie napisane przez kogoś kto nigdy nie zarządzał załogą na magazynie.

Osobiście jestem zwolennikiem spojrzenia na motywacje zespołu logistycznego przez pryzmat teorii herzberga.

W dłuższym okresie można pracować nad motywatorami swojego zespołu. Wiele z nich wiąże się z planowaniem rozwoju o czym możesz przeczytać w artykule – 7 najlepszych sposobów na rozwój zespołu Logistyki.

Natomiast przygotowując swoją logistykę na święta należy zminimalizować negatywny wpływ zwiększonego natężenia pracy. Czy to poprzez okresowe dodatki czy ułatwienia w organizacji pracy.

Teoria motywacji Herzberga
Źródło: Opracowanie własne

Dlatego na podstawie swojego doswiadczenia polecam:

  • bonusy świąteczne za obecność – jako przeciwdziałanie zwiększonemu poziomowi nieobecności nieplanowanych jak i zmniejszenie negatywnego odbioru braku urlopów.
  • atrakcje dla pracowników oraz ich rodzin – święta to nie tylko ważny czas z perspektywy sprzedaży. Ważniejsze są relacje między ludźmi, pokaż więc coś wiecej niż presję na wynik.
  • reorganizacje czasu pracy – wydłuż przerwy, lub zwiększ ich ilość, zwłaszcza jeżeli zatrudniasz większą ilość osób na święta. Wszyscy muszą skorzystać z przerwy w takich samych warunkach.
  • ponadstandardowe wyżwywienie – od dawna już wiadomo, że “armia maszeruje na żałądku” więc warto zadbać o morale serwując dodatki do posiłków lub bardziej popularne dania.

Ostatnie zalecenie stosuje się nie tylko do pracowników magazynu. Również pracownicy biurowi Łańcucha Dostaw na pewno docenią dodatkoy “bonus” w okresie zwiększonego obciążenia pracą.

Jeżeli w okresie przygotowania na święta wyrabiają nadgodziny nie warto żałować budżetu na firmowy lunch (lub dodatek jeżeli w obecnych czasach wszyscy pracują zdalnie).

Jednocześnie powinni wiedzieć, że obowiązuje zadaniowy czas pracy. Jeżeli potrzebują odebrać dziecko z przedszkola to powinni mieć możliwość to zrobić. Jeżeli na dzisiaj trzeba opracować kolejny plan dystrubucji to jak dzieci pójdą spać na to właśnie będzie czas.

Inaczej mówiąc w szczególności w okresie planowania świąt nie obowiązuje work life balance. W tym czasie pracuje się w trybie work life integration.

Coraz bliżej święta…

Chciałbym powiedzieć, że jeżeli przygotujesz swoją logistykę na święta zgodnie z przedstawionym podejściem to sukces masz gwarantowany.

Rzeczywistość jednak lubi nas zaskakiwać. Nigdy nie wiesz kiedy nadejdzie kolejny ‘Czarny łabędź’ i drastycznie pozmienia warunki, w których logistyka musi funkcjonować.

Niemniej uważam, że w biznesie trzeba planować strategicznie. Opisane przygotowania pozwolą każdemu z czystym sumieniem wybrać się na święta do domu zgodnie z zasadą:

 Jest wiele dród do szczęścia lecz tylko jedna pewna – przestać się martwić rzeczami, na które nie masz wpływu.

— Epiktet

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu masz wciąż wątpliwości co do tego co możesz zrobić w swojej własnej organizacji to zawsze możesz napisać do mnie bezpośrednio. Najłatwiej poprzez zakładkę – kontakt, lub na Linked In.

Zachęcam Cię również do zapisania się na newsletter Logsityka po prostu. Będziesz zawsze na bieżąco z wiedzą potrzebną w zarządzaniu obszarem Łańcucha Dostaw i Logistyki. Otrzymasz także dodatek do tego artykułu – Przykładowe scenariusz spotkań w procesie S&OP oraz kilka niedostępnych w inny sposób materiałów.

Tymczasem do kolejnego wpisu!

Większy, merytoryczny artykuł pojawi się po Nowym Roku. Na okres pomiędzy Black Friday a Świętami Bożego Narodzenia robię przerwę w publikacjach.

Zgodnie ze swoimi własnymi zaleceniami skupię się w tym czasie na bieżącej pracy operacyjnej. Na blogu pojawi się wyłącznie obiecany komentarz do sprawy związanej z artykułem – O czym rozmawiają dzisiaj Logistycy?

1 Comment

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *