Pracownicy magazynu – jak ich znaleźć? Innowacje HR w Logistyce

Pracownicy magazynu są na wagę złota. Jednocześnie stanowią jedną z najbardziej niedocenianych grup zawodowych spośród pracowników logistyki. Jedynie kierowcy samochodów ciężarowych byli bardziej niedoceniani. Do czasu.

W ciągu ostatnich kilku lat rozwój eCommerce oraz sprzedaży bezpośredniej w kanale B2C wpłynął na wzrost pracochłonności procesów magazynowych a także zwiększenie zapotrzebowania na transport na tak zwanej ostatniej mili.

Nie będzie zbytnim przejaskrawieniem jeżeli powiem, że obecnie ostatnia mila stoi w ogniu.

Rok 2020 pokazał jak ważna jest zmotywowana i doświadczona załoga w każdym zakładzie pracy. Zwiększony poziom absencji, nieprzewidywalne skoki i spadki popytu, wszystko to podniosło poprzeczkę w zarządzaniu operacjami magazynu oraz transportu.

Jak w takich warunkach zabezpieczyć ciągłość operacji? Na ten temat postanowiłam napisać kilka obserwacji ze swojego własnego doświadczenia. Do rozważań skłoniło mnie spotkanie z Filipem Sobel, który również zgodził się podzielić perspektywą wyniesioną ze Staffly.

Planowanie pracy magazynu

Stworzenie planu pracy magazynu to nie jest jednorazowe działanie. Nawet ogólne założenia typu ilość osób na poszczególnych zmianach oraz obszarach należy okresowo rewidować w oparciu o informacje o rozłożeniu wolumenu wynikające z planów sprzedaży.

Z moich obserwacji w kilku różnych organizacjach handlowych wynika jednak, że proces planowania popytu i operacji (z ang. Sales & Operations Planning) często kończy się na etapie planowania sprzedaży. Logistyka natomiast “jakoś sobie poradzi”.

W ten sposób nie można jednak osiągnąć korzyści, o których pisałem wcześniej w artykule – Jak zwiększyć zyski dzięki Sales & Operations Planning.

Bez przeliczenia wolumenu na roboczogodziny nie można bowiem stwierdzić czy plan dystrybucji jest w ogóle realny. Stare powiedzenie mówi, że Excel wszystko przyjmie. Nie sprawdza się jednak w momencie gdy wykonujemy fizyczny proces.

Dlatego porównanie ilości godzin wymaganych w danym tygodniu, oraz w poszczególnych dniach, względem godzin wynikających z grafików załogi jest konieczne. Dopiero wtedy wiadomo czy mamy niedobory mocy przerobowych a także czy plan można zbalansować poprzez nadgodziny czy nie.

pracownicy magazynu - planowanie pracy
Źródło: Opracowanie własne. Dane przykładowe.

Ewentualnie odwrotnie w jakich okresach czasu logistyka nie wykorzystuje swojej całkowitej przepustowości. Wtedy można zaplanować dodatkowe działania lub po prostu wysłać większą część załogi na urlop.

Aktywne zarządzanie wymaganym czasem pracy w magazynie przekłada się nie tylko na wyższy poziom serwisu. Pozwala również na lepszą kontrolę nad kosztami operacyjnymi. Firmy, które zajmują pozycję lidera w swojej branży właśnie w ten sposób układają swoje procesy.

Uwaga: jeżeli jesteś zainteresowany jakim poziomem kosztów charakteryzuje się twoja branża to to zachęcam do przeczytania artykułu – Ile powinna kosztować logistyka?

Nawet najlepszy proces planowania nie rozwiąże jednak wszystkich wyzwań. W niektórych przypadkach stali pracownicy logistyki mogą po prostu nie wystarczyć.

Tymczasowi pracownicy magazynu

Branża handlowa, a eCommerce w szczególności, cechuje się wysokimi wahaniami sezonowymi. W przeciwieństwie do przedsiębiorstw czysto produkcyjnych kanał B2C bezpośrednio odczuwa wahania popytu.

Kto nie pracował w okresie Świąt Bożego Narodzenia w handlu nie zrozumie co to znaczy “przedświąteczna gorączka”.

Pozostaje tylko spojrzenie na dane. Poniżej przedstawiam rozwój rozwoju kanału eCommerce w USA. Sprzedaż w Internecie odniesiona jest do sprzedaży detalicznej w ujęciu kwartalnym.

Dane pochodzą z Bureau of Census, rządowej agencji wchodzącej w skład Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych. Nie znam równie szczegółowego i interaktywnego źródła dla Europy lub Polski.

Niemniej porównując całościowy rozwój kanału można wnioskować, że doświadczamy analogicznych wahań.

Na przedstawionym wykresie zarówno trend jak i sezonowość widać gołym okiem. Nie trzeba przeprowadzać testów statystycznych.

Jednak pełne zrozumienie dlaczego firmy prowadzące sprzedaż w Internecie zatrudniają pracowników tymczasowych uzyskamy dopiero gdy przeliczymy wartości na zmiany względem kwartału poprzedzającego.

W ten prosty sposób usuwamy trend a sezonowość staje się jeszcze bardziej widoczna.

Jeżeli jako sprzedawca chcemy sobie poradzić z dużymi wolumenami przy takiej sezonowości mamy generalnie dwie strategie.

Albo inwestujemy w automatykę magazynową, która w zasadzie nie wymaga nakładu pracy człowieka. Rozwiązanie zazwyczaj wydajniejsze i mniej zawodne lecz nieelastyczne. Co oznacza niewykorzystywanie mocy przerobowych przez większą część roku.

Albo wybieramy technologie, które wspierają pracę człowieka. Rozwiązania tego typu są zazwyczaj tańsze a jednocześnie bardziej plastyczne. W tym podejściu stali pracownicy magazynu wspierani są w okresie wzrostu sprzedaży przez pracowników tymczasowych.

Rekrutacja magazyniera

– Filip Sobel

Pracownicy zatrudniani na szczyt sezonu wydają się korzystnym rozwiązaniem. Wyzwania pojawiają się gdy przechodzimy od teorii do praktyki. Według badania InterviewMe z 2019 roku tylko 35% rekruterów przeprowadza ponad 100 rekrutacji rocznie.

W tych przypadkach większość dotyczy pracowników tymczasowych, których znalezienie jest wbrew pozorom równie czasochłonne i wymagające jak pracowników etatowych. 

Rekrutacja pracownika magazynu obarczona jest bowiem wysokim ryzykiem. Pierwszy lepszy kandydat może nie być  dopasowany do specyfiki pracy lub nie przejawiać odpowiedniej motywacji. 

W efekcie nie pojawić się nawet pierwszego dnia pracy lub porzucić zlecenie przed jego zakończeniem. Tego typu problemy są na tyle powszechne, że przy większych procesach rekrutacyjnych mierzy się tak zwaną pojawialność (show rate) a także retencję (retention) pracowników tymczasowych. Szereg kolejnych metryk opisywano swojego czasu na Analytics in HR.

pracownicy magazynu - metryki HR
Źródło: Blog AnalyticsInHR.com

Na bazie CV ciężko stwierdzić jakie predyspozycje, poza doświadczeniem w branży, posiada kandydat. Decyduje o tym szereg tak zwanych cech psychometrycznych. 

Przykładowo, jeżeli do pracy przy kompletacji towaru, która polega na chodzeniu po strefie przechowywania i pobieraniu zamówionych produktów wyślemy ekstrawertyka to możemy być pewni, że szybko znudzi się pracą. W tym procesie potrzebna jest raczej osoba o cechach introwertycznych, potrafiąca pracować dokładnie w powtarzalny sposób. 

Najczęściej stosowane przez rekruterów rozwiązania nie oferują jednak sprawdzenia tego typu cech pracownika tymczasowego. Nawet w dużych agencjach stawia się po prostu na rozwiniętą sieć rekruterów wykonujących prostą weryfikację kandydatów.

Trudno się dziwić jeżeli rynek poszukiwania pracowników tymczasowych zdominowany jest przez organizacje nastawione na masowy a jednocześnie wciąż powtarzany proces rekrutacji. W ten sposób zapewniające sobie ciągłość biznesu.

Pracownicy tymczasowi nie bez powodu określani są więc w taki sposób. Mają tendencję do cyklicznej zmiany pracy w momencie gdy ktoś zaproponuje lepsze warunki (wyższa płaca, lepszy dojazd, wyżywienie). Wzmocnioną dodatkowo przez działające w branży agencje zatrudnienia.

Innowacje HR w rekrutacji

– Filip Sobel

Jednak rekrutacja pracowników magazynu nie jest zamkniętym procesem, w którym nie ma miejsca na innowacje. Klucz leży w tym, aby podnosić jakość korzystając z automatyzacji.

Najczęściej wykorzystywanym rodzajem automatyzacji jest analiza CV pracowników tymczasowych za pomocą sztucznej inteligencji. W momencie, kiedy do rekrutera w ciągu kilku dni napłynie kilkaset życiorysów, fizycznie nie jest on w stanie spojrzeć na każde z nich z taką samą dokładnością.

Mają na to wpływ takie czynniki jak zmęczenie lub powtarzalność pracy. Algorytmy sztucznej inteligencji pomagają w automatyzacji analizy tekstu i segmentacji CV pracowników magazynu. Pozwalają więc uniknąć tego typu problemów.

Sztuczna inteligencja (z angielskiego Artificial Intelligence, AI) może nie rekomendować pracowników, których CV nie przedstawia spełnienia wymogów formalnych lub wymaganego doświadczenia i uprawnień. 

Na przykład kategorii uprawnień na wózki widłowe. Wbrew pozorom wykorzystanie AI nie musi ograniczać się do analizy CV specjalistów od uczenia maszynowego.

Źródło: Blog MyGreatLearning.com

Narzędzia tego typu dobrze sprawdzają się również jako uzupełnienie działań rekrutera podczas poszukiwania pracowników tymczasowych. Zastosowane w odpowiedni sposób pozwalają znacznie przyspieszyć proces i skupić się na najlepszych kandydatach do danego projektu rekrutacyjnego. 

Warto jednak aby taka zautomatyzowana rekrutacja magazyniera zawierała badanie pod kątem wspomnianych wcześniej czynników psychometrycznych a także behawioralnych. Dopiero wtedy obecność rekrutera w procesie stanie się naprawdę zbędna. 

Agencja pośrednictwa pracy, która zastosuje jako dodatkowy etap procesu zdalne testy może stać się w pełni cyfrową platformą, obsługującą proces poszukiwania pracowników tymczasowych lepiej i szybciej. Właśnie taki cel stawiamy sobie w Staffly.

Wierzymy, że właściwa technologia pozwala bowiem na dopasowanie pracownika tymczasowego do zlecenia co przekłada się na poprawę jego motywacji oraz zaangażowania, a w efekcie większą efektywność pracy.

Wybór odpowiedniego partnera

Pracownicy tymczasowi dzięki swojej elastyczności mogą wpłynąć na poprawę efektywności działania przedsiębiorstwa. W szczególności w logistyce tymczasowi pracownicy magazynu pozwalają dopasować aktualne moce przerobowe do potrzeb.

Technologia staje się coraz ważniejsza w procesie poszukiwania pracowników. Najczęściej jednak mówi się na ten temat tylko w kontekście tzw. white collar workers. Pracownicy magazynu pozostają poza zakresem zainteresowania większości firm tworzących technologie rekrutacyjne.

Staffly zwrócił moją uwagę ponieważ stosuje zdecydowanie odmienne podejście. W przeciwieństwie do największych agencji pracy tymczasowej oferuje rozwiązania, które nie tylko zdejmują z klienta formalności i konieczność prowadzenia powtarzających się elementów procesu rekrutacyjnego.

Oferuje analizę czynników psychometrycznych. Buduje własne modele sztucznej inteligencji. Ponadto stawia na indywidualne podejście do potrzeb organizacji dla której prowadzi proces. W szczególności ten ostatni element stanowi dla mnie zawsze ważny czynnik wyboru partnera w biznesie.

Dlatego postanowiłem razem z Arturem napisać ten artykuł. Pokazać, że zarządzając logistyką warto skorzystać również z rozwiązań poza “wielką czwórką” agencji pracy tymczasowej. Podkreślić, że pracownicy magazynu w tym pracownicy tymczasowi powinni być poszukiwani poprzez swoje cechy indywidualne. Nie tylko na podstawie suchych danych.

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu zechcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu pracą centrum logistycznego to napisz do mnie lub do Artura bezpośrednio. Obaj jesteśmy dostępni na Linked In. Do mnie można napisać również poprzez formularz kontaktowy na blogu.

Zachęcam Cię także do zapisania się na newsletter, który pozwoli Ci śledzić trendy w logistyce oraz nowości na blogu. Będziesz zawsze na bieżąco z biznesowymi i logistycznymi nowościami.

Tymczasem do kolejnego wpisu! Tym razem uchylę rąbka tajemnicy i powiem, że będzie o automatyzacji w handlu detalicznym. Oczywiście z perspektywy zarządzania łańcuchem dostaw.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *