system w łancuchu dostaw okiem eksperta

Okiem eksperta. Jak wdrożyć system wspierający logistykę?

Ostatnio pisząc o tym jak wdrożyć system wspierający Logistykę podzieliłem się swoim własnym doświadczeniem i przemyśleniami z przeprowadzonych projektów.

Logistyka jest ciekawym obszarem w organizacji między innymi dlatego, że w każdym przedsiębiorstwie funkcjonuje nieco inaczej. Wszystkie wdrożenia wymagają indywidualnego spojrzenia.

Aby poszerzyć swoją perspektywę postanowiłem więc zebrać porady innych ekspertów w dziedzinie optymalizacji Łańcucha Dostaw. Poniżej 11 porad pochodzących od praktyków, managerów Łańcucha Dostaw, oraz osób zajmujących się zarządzaniem projektami w Logistyce.

Wszystkie z przedstawionych porad rzucają światło na wybór, wdrożenie, bądź wykorzystanie nowoczesnych systemów wspierających Logistykę. Wszystkie uzupełniam wyróżnieniami i swoim komentarzem do wybranej myśli autora.

Zapraszam do zapoznania się z zebranymi wypowiedziami ekspertów!

Maciej Kowalik

SmartStock, Chief Executive Officer

system wspierający logistykę - Maciej Kowalik

Znacząca poprawa efektywności Łańcucha Dostaw wymaga najczęściej zmian zarówno w obszarze prognozowaniu popytu, optymalizacji zapasów, jak i logistyki. Interesariuszami i beneficjentami są więc wszyscy w przedsiębiorstwie. Dlatego przed wyborem rozwiązania oraz wprowadzeniem nowego systemu konieczne jest holistyczne spojrzenie na organizację. Ustalenie priorytetów, którym ma służyć projekt oraz ich akceptacja przez zarząd firmy. Następnie najlepszą metodą wdrożenia jest stawianie drobnych kroków zgodnie z angielskim określeniem „crawl, walk, run”.

Maciej w swojej praktyce przeprowadził wiele wdrożeń tworząc struktury regionalne takich dostawców oprogramowania dla Łańcucha Dostaw jak Epicor, SAS Institute czy JDA Software Group. Obecnie prowadzi własną firmę tworzącą oprogramowanie do prognozowania i planowania.

Osobiście wiem jak istotna jest porada Macieja. Często na wdrożenia systemów w Logistyce patrzy się tylko przez pryzmat optymalizacji Łańcucha Dostaw. Niemniej zmiana w tym obszarze wpływa na wiele innych funkcji w organizacji.

W jednym projekcie, który prowadziłem celem było zmniejszenie wartości zapasu produktów kupowanych od zewnętrznych dostawców. Wszyscy w firmie rozumieli potrzebę. Handlowcy nie zrozumieli jednak od razu, że zmniejszenie poziomu zapasu… oznacza czasowe zmniejszenie wartości zakupów (a tym samym bonusów od obrotu).

Przedyskutowanie i zaakceptowanie w firmie takich prostych zależności może zająć sporo czasu. Najlepiej przeprowadzić takie dyskusje jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia.

Enric Parera

ToolsGroup, Strategic Initiatives Officer

Enrir Parera

During the partner selection project stage don’t waste your time and energies in long and exhausting Request For Proposal processes. That’s only for commodities. In most of the Supply Chain systems’ cases, hundreds of questions will become thousands of answers from the different vendors, and nobody will be able to read nor use them to make a rational decision. Save some money here. On the other side, after a short and pragmatic screening ask for a value-for-money Proof of Concept. A good vendor can and will be transparent. Ask hard questions and demand hard facts. Your learnings and take-aways will be much more effective.

Enric przez wiele lat odpowiadał za wdrożenia narzędzi ToolsGroup w całej Europie. Najpierw jako konsultant, project manager, Country Manager, aż wreszcie objął globalną rolę jako Strategic Initiatives Officer. Obecnie jest odpowiedzialny za rozwój oprogramowania we wszystkich spółkach w ramach grupy ToolsGroup.

Szczególnie cenna jest jego uwaga w kwestii wymagań. Inwestując w system wspierający Logistykę nie oczekujemy produktu spełniającego pewne parametry. Oczekujemy rzeczywistych rezultatów w obszarze dokładności planowania, optymalizacji zapasu, lub maksymalizacji serwisu dla Klienta.

Rozbudowane formalne wymagania nie przynoszą korzyści. Sprawdzenie czy rozwiązanie konkretnego dostawcy może sprawdzić się na naszych własnych danych jak najbardziej.

Michał Wiszniewski

TAKEDA, Demand Planning Director

system wspierający logistykę - Michał Wiszniewski

Grupa projektowa musi składać się z ekspertów z wewnątrz organizacji. Dedykowanych na pełen etat na projekt. Konsultanci mogą być pomocni przy wyborze narzędzia i zarządzaniu wdrożeniem. Trzeba jednak pamiętać, że z czasem znikną a ktoś musi ich zastąpić. Wiedza powinna więc pochodzić z samej organizacji. Zwłaszcza, że dopiero czas weryfikuje jakie są efekty wdrożenia. Wprowadzania poprawek i usprawnień zazwyczaj trwa jeszcze przez rok po zakończeniu implementacji. Dlatego istotne jest aby zwiększone obciążenie zespołu i odpowiednie zasoby zostały zaplanowane w budżecie Łańcucha Dostaw.

Michała poznałem pracując w Baxter Healthcare. Odpowiadał wtedy za proces Sales & Operations Planning w Europie Centralnej. Michał posiada unikalne doświadczenie w planowaniu na potrzeby branży farmaceutycznej. Obecnie pełni globalną rolę w Shire zajmując się obszarem planowania popytu.

Praktyka delegowania wybranych osób na 100% czasu na projekt standardowo stosowana jest w dużych i dojrzałych organizacjach. Niestety mniejszych i średnich przedsiębiorstwach często postrzegana jest jako nadmierne poświęcenie zasobów.

W tym przypadku sprawdza się stare powiedzenie – biedny dwa razy traci. Należy inwestować w wiedzę na temat nowego systemu aby po projekcie pozostała w organizacji. W przeciwnym razie system wspierający Logistykę przyniesie tylko niepożądane efekty.

Jak jednak zapewnić transfer wiedzy jeżeli wdrożenie prowadzą w większości konsultanci?

Shaun Snapp

BrightWorkResearch, Chief Executive Officer

Shaun Snapp

[When implementing supply planning systems] focus as much on the parameter management as the procedure that is used. Don’t get too romantic with advanced procedures. Most supply planning systems are still the Material Requirement Planning systems. Make sure that there is some type of effective reporting or other view so a new system does not simply serve execution rather than really planning and optimization functions.

Shaun przez lata zajmował się wdrożeniami systemów informatycznych pracując dla takich firm jak Arthur Andersen, KPMG, Delloite i JDA . Obecnie prowadzi Bright Work Research, niezależne przedsiębiorstwo konsultingowe oferujące analizy rynku oprogramowania przeznaczonego dla Łańcucha Dostaw.

Mając w pamięci swój pierwszy projekt wdrożenia narzędzia w Łańcuchu Dostaw nie mogę nie zgodzić się ze zdaniem Shaun’a. Wyniosłem wtedy poprzeczkę technologii za wysoko. Obecnie wśród dostawców softu jest jeszcze większy nacisk na promocję zaawansowanych rozwiązań.

Nowe technologie należy jednak wdrażać rozsądnie. Każdy algorytm, i każda procedura, sprawdzają się jedynie jeżeli zespół wie jak z nimi pracować. Nadal nikt nie wdrożył w Logistyce systemu na kształt SkyNet (co w sumie chyba dobrze dla nas znaczy).

Aleksander Bochyński

Grupa Żywiec, SAP/IT Logistic Consultant

system wspierający logistykę - Aleksander Bochyński

Przy wdrożeniu każdego systemu istotne jest przetłumaczenie wymagań w taki sposób aby zminimalizować ilość zmian, które trzeba dodatkowo programować. Z jednej strony wymaga to wiedzy biznesowo-systemowej. Z drugiej umiejętności przekonania reszty organizacji do elastyczności przy formułowaniu swoich potrzeb. Standardowe rozwiązania obniżają koszty projektu oraz są łatwiejsze w późniejszym utrzymaniu. Duża ilość własnych rozszerzeń często uniemożliwia płynną migrację do kolejnych wersji. Dlatego analiza dostępnych rozwiązań jest częścią projektu, która pochłania wiele pracy ale szybko się zwraca.

Aleksander przeprowadził wiele projektów na styku Logistyki i IT. Zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych jak i usługowych. Zdaje więc sobie sprawę z różnorodności wymagań stawianych przez biznes w obszarze Łańcucha Dostaw.

Przy wdrożeniach warto patrzeć perspektywicznie. Planować nie tylko pod bieżące potrzeby lecz również pod przyszłe nieuchronne zmiany środowiska informatycznego. Paradoksalnie stworzenie narzędzia nadmiernie dopasowanego może nie opłacać się w dłuższym okresie.

Opisana zależność przypomina koncepcję “overfitting” z dziedziny statystyki. Modele mogą pasować do obecnych danych jednak dawać gorsze wyniki, gdy zastosujemy je do danych, z którymi nie zetknęły się na etapie tworzenia.

Zorianna Skoropad

Exoft, Commercial Operations Officer

Zorianna Skoropad

Supply Chains are complex systems and integral parts of every company business model. Therefore every system implementation project requires some tailoring in design to fulfil business’s needs. During the development stage system modules and functions must be presented to the users as soon as possible. Ongoing technical and functional testing is critical. Only with tested solutions it’s possible to evaluate how well specific business requirements were met.

Zorianna zajmuje się rozwojem oprogramowania na potrzeby transportu i logistyki oraz szerzej pojmowanego Łańcucha Dostaw. Razem ze swoim zespołem z Exoft prowadzi zarówno projekty rozwojowe jak i optymalizuje system wspierający Logistykę w niejednej firmie.

Ze swojej praktyki wie, że nastawienie na jak najszybsze testowanie produktu to konieczność. Najlepiej etapowo, na początku na niewielką skalę. Wyłącznie na wybranej grupie produktowej, lub na wybranym węźle w sieci logistycznej. Natomiast na pewno nie na organizacji na bieżąco obsługującej Klientów.

Sprawdzenie po kilku (kilkunastu) miesiącach, że założenia nie były poprawne, nowy system nie poprawia wyników, lub co gorsza wręcz uniemożliwia prowadzenie biznesu stanowi realne zagrożenie.

Więcej na temat porażek przy implementacji systemów wspierających Logistykę napiszę innym razem. Ważne jednak aby już obecnie zapamiętać radę Zorianny.

Paweł Kowalski

Profit&, Anaplan, Chief Executive Officer

system wspierający logistykę - Paweł Kowalski

Użytkownicy końcowi są najważniejsi. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem muszą zostać zaangażowani jak najwcześniej inaczej wdrożenie może pozostać w cieniu a sami użytkownicy pozostaną w swoich ulubionych Excelach. Transfer wiedzy o nowym systemie zaczyna się od samego początku projektu. Dobrze, aby wstępne szkolenia przeprowadzone zostały jeszcze przed rozpoczęciem pierwszych prac projektowych. To najlepszy sposób aby zebrać wymagania, uniknąć nieporozumień i zmian w trakcie projektu. Ważne również, aby wybrać technologię, która jest adaptacyjna i służy naszemu procesowi a nie odwrotnie jak to jest w przypadku wielu narzędzi „off the shelf” gdzie często musimy zmienić nasze procesy do rzekomo najlepszych praktyk –  z moich obserwacji zawsze źle się to kończy.

Przez Pawła przemawia wiele lat doświadczenia przy tworzeniu i wdrażaniu systemów służących do prognozowania, planowania, oraz budżetowania. Doświadczenia zebranego po stronie biznesu oraz firm konsultingowych wchodzących w skład tzw. “wielkiej czwórki”.

Spełnienie wymagań wdrożenia należy oceniać poprzez rzeczywiste zaangażowanie planistów w Łańcuchu Dostaw. Nie należy opierać się wyłącznie na twardych danych widocznych w systemie. Wbrew pozorom systemowa perspektywa może być iluzją.

W niejednej organizacji całkowita spójność opracowania planów na przykład w SAP wynika z faktu wgrywania w system wspierający Logistykę planów tworzonych od początku do końca w… Excelu. Przy tak przeprowadzonym wdrożeniu ciężko się dziwić, że nowy system nie przynosi spodziewanych wyników biznesowych.

Kamil Łowisz

Ascensia, Supply Chain & IT Manager

Kamil Łowisz

W projekcie ważny jest okres poprzedzający jego zamknięcie. Okres rozpoczęcia pracy na nowym systemie. W tym czasie trzeba prowadzić codzienne spotkania kontrolne, na których reprezentanci poszczególnych zespołów zdają status z napotkanych w pracy problemów. Duża częstotliwość spotkań stanowi wyzwanie jednak tylko w ten sposób można zapewnić, że zgłaszane błędy rozwiązywane są w sposób minimalizujący wpływ na biznes. Poza tym spotkania mają na celu dzielenie się wiedzą i pomóc reszcie organizacji w płynnym przejściu na nowe narzędzia.

Kamil odpowiadał za planowanie na potrzeby Łańcucha Dostaw w największych firmach w sektorze FMCG i farmaceutycznym. W trakcie swojej ścieżki zawodowej odpowiadał między innymi za transfer funkcji planowania pomiędzy Procter & Gamble oraz Coty w czasie kiedy Procter sprzedawał 43 marki kosmetyczne.

Z własnego doświadczenia wiem jak dużym wyzwaniem może być motywacja członków zespołu projektowego pochodzących z różnych działów do codziennych spotkań statusowych.

Dlatego zgadzam się całkowicie Adamem. Każdy project manager wdrażający system wspierający Logistykę powinien na etapie roll-out’u organizować codzienne spotkania z użytkownikami. W przeciwnym razie nie ma możliwości uniknięcia wpływu na biznes. 

Użytkownik końcowy zawsze znajdzie nowy i nieprzewidziany sposób na wykorzystanie najlepiej nawet zaprojektowanego narzędzia. Dlatego jak najszybsza reakcja na problemy jest tak ważna.

Łukasz Antczak

Dino, Supply Chain Manager

system wspierający logistykę - Łukasz Antczak

Ważne jest podpisanie odpowiednio szczegółowej umowy z wybranym dostawcą oprogramowania lub firma wspomagającą wdrożenie. Umowa powinna uwzględniać odpowiedzialność stron, terminy poszczególnych etapów prac, oraz co bardzo istotne poziom wydajności i dostępności narzędzia po zakończonym wdrożeniu. W system IT inwestuje się przynajmniej w horyzoncie kilku lat. Wpisane w umowę wymagania muszą opierać się nie tylko o analizę stanu obecnego ale zawierać również oczekiwania Łańcucha Dostaw względem planowanego rozwoju biznesu.

Łukasz posiada doświadczenie w szybko rosnących firmach handlowych. Pracował w Łańcuchu Dostaw, który musi dzisiaj wyprzedzać potrzeby biznesu aby sprostać potrzebom jutrzejszym.

Nic więc dziwnego, że w kwestii implementacji systemów wspierających Logistykę również patrzy bardzo długoterminowo… i ma niezaprzeczalną rację. Okres zwrotu w system informatyczny wynosi zazwyczaj 3-5 lat.

Bezpośrednio po wdrożeniu nikt nie powinien potrzebować nowego serwera, lub kupować mocy obliczeniowych, które nie były uwzględnione w budżecie projektu. W okresie zwrotu z inwestycji trzeba skupić się na wykorzystaniu nowych narzędzi.

Jan Lompart

Aspen Pharma, Demand Planning Manager CEE

Jan Lompart

Ilość danych i nowych typów informacji wykorzystywanych w procesach planowania na potrzeby Łańcucha Dostaw rośnie wykładniczo. Jak nie utonąć w proponowanych przez dostawcę oprogramowania funkcjonalnościach systemu? Przede wszystkim weryfikując rzetelność dostępnych danych. Na podstawie danych wsadowych zapadają decyzje o przyszłości naszej firmy. Wbrew marketingowej presji nie ma sensu kupować i wdrażać modułów, których nie jesteśmy w stanie zasilić poprawnymi danymi.

Jan jest prawdziwym ekspertem jeżeli chodzi o planowanie na potrzeby Łańcucha Dostaw. Przez lata zajmował się planowaniem popytu oraz dystrybucji, a także tworzeniem narzędzi spełniających tego typu funkcje.

Nic więc dziwnego, że przy wyborze systemów informatycznych przejawia rzeczowy pragmatyzm. Narzędzia wdrażamy aby uzyskać efekty biznesowe. Nie ma sensu inwestować w funkcjonalności wymagające danych, których nie mamy.

Warto oczywiście znać najnowsze trendy. Niemniej w większości (nie tylko polskich) organizacji trzeba najpierw uporządkować zarządzanie danymi podstawowymi.

Dariusz Siwek

DSL Consulting, Chief Executive Officer

system wspierający logistykę - Dariusz Siwek

W wielu organizacjach nie jest łatwo uzasadnić inwestycje w nowy system w Łańcuchu Dostaw. Znalezienie sponsorów, którzy zgodzą się w budżecie uwzględnić benefity projektu stanowi wyzwanie ponieważ wymaga wiary w wyniki w różnych obszarach biznesu. Dlatego warto nastawić się na stopniowe usprawnienia a nie rewolucję. Dobry system wspierający Logistykę można wdrażać modułami uzyskując szybki zwrot z inwestycji bądź ponosząc niewielkie straty. Cyfryzacja Łańcucha Dostaw to przyszłość. Wybór konkretnego rozwiązania wymaga jednak testów oraz nastawienia – nic na siłę.

Dariusz prowadzi wdrożenia procesów i systemów planowania na obszarze całej Europy Centralnej. Posiada doświadczenie w wielu branżach oraz szeroką perspektywę na potrzeby sponsorów tego typu projektów. 

Ostatnia rada Dariusza prowadzi nas ponownie do początku podróży, którą stanowi wybór i wdrożenie systemu wspierającego Logistykę. Podróży, w której rzeczywiście najtrudniejszy bywa pierwszy krok.

Doznałem tego na własnej skórze… W pewnej organizacji przez trzy lata budowałem zrozumienie potrzeby inwestycji w Łańcuch Dostaw. Najtrudniejsze nie było stworzenie tzw. business case’u.

Najtrudniejsze było przekonanie sponsorów, że zmiany w Łańcuchu Dostaw wpłyną na poprawę wyników w innych obszarach organizacji i nie ma na to innego sposobu niż cyfryzacja metod pracy w Logistyce.

Na koniec słów kilka…

Wiem, że wybrać i wdrożyć system wspierający Logistykę to prawdziwe wyzwanie. Mam nadzieję, że zebrane w tym artykule myśli zainspirują Cię oraz pomogą przy prowadzeniu projektów.

Podziękowania należą się autorom wszystkich przedstawionych tutaj porad. Bez nich nie powstałby ten artykuł. Dlatego mam prośbę. Jeżeli uznasz, że jakaś myśl w szczególności do Ciebie trafiła napisz bezpośrednio do jej autora. Na pewno poczuje się w ten sposób doceniony.

Wszyscy dostępni są na Linked In. Przy każej poradzie znajdziesz link do prywatnego profilu autora.

Póki co kończę cykl na temat systemów w Logistyce. W kilku kolejnych wpisach skupię się bardziej na procesach i ludziach a nie technologii. Zainteresowanym systemami polecam więc na ten moment pozostałe artykuły z kategorii narzędzia:

Jak wybrać system wspierający planowanie dla Łańcucha Dostaw?

System w Łańcuchu Dostaw – jak przeprowadzić wdrożenie?

Zachęcam Cię również do zapisania się na newsletter Logistyka po prostu. Zapisując się będziesz zawsze na bieżąco z najnowszymi trendami w Łańcuchu Dostaw. Otrzymasz również dodatek do tego artykułu – edytowalną listę systemów wspierających planowanie w Logistyce, a także kilka niedostępnych w inny sposób materiałów.

Tymczasem do kolejnego wpisu! Publikuję regularnie w sobotę co dwa tygodnie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *