system w łańcuchu dostaw

System do zarządzania Łańcuchem Dostaw. Dekalog wyboru i wdrożenia

Prowadzisz biznes, który rośnie tak szybko, że potrzebny Ci system do zarządzania Łańcuchem Dostaw? Gratulacje!

Co prawda czeka Cię szereg wyzwań, o których pisałem już jakiś czas temu dla Logistics Manager Magazine w artykule – Cyfrowy bliźniak w analogowej rzeczywistości. Niemniej można sobie z nimi poradzić.

Wybór i wdrożenie systemu do zarządzania Łańcuchem Dostaw jest podróżą, którą musi odbyć cała organizacja. Podczas tej podróży trzeba planować i zarządzać nie tylko aspektami technicznymi lecz również ludźmi z różnym doświadczeniem, oraz ich… emocjami.

Aby ułatwić sobie i innym życie weź proszę pod uwagę następujący Dekalog spisany na podstawie moich własnych doświadczeń i rozmów z innymi ekspertami w branży.

Note: jeżeli jesteś już na etapie wyboru partnera (punkt 7. poniżej) to możesz również bezpośrednio przejść do artykułu – Jak wybrać system wspierający Łańcuch Dostaw?

Planowanie systemowej podróży

Jeszcze zanim wszystko się zacznie przemyśl następujące kroki.

1) Zebranie wymagań: identyfikacja, kategoryzacja i ustalanie priorytetów jest obowiązkowe. Sprawdź, jakie wymagania biznesowe, funkcjonalne, techniczne i organizacyjne musisz spełnić. Pamiętaj, że nie wszystkie wymagania mogą mieć ten sam priorytet. Spróbuj zrozumieć, co jest kluczowym czynnikiem sukcesu (lub koniecznością), jakie są cele średniookresowe oraz co warto (ale nie trzeba) dostarczyć. 

2) Spojrzenie w perspektywie: sprawdź, omów, w razie potrzeby zaplanuj wzrost swojej organizacji w perspektywie minimum kolejnych 3 lat. Zastanów się czy wymagania funkcjonalne i techniczne ulegną zmianie w wyniku wspomnianego wzrostu. System do zarządzania Łańcuchem Dostaw musi być skalowalny.

3) Sponsoring i wsparcie najwyższego kierownictwa: po pierwsze jedynie znając model biznesowy organizacji można wybrać priorytety, po drugie bez wsparcia zarządu przeprowadzenie tak poważnej zmiany nie jest możliwe. Zadbaj więc o doskonałe relacje pomiędzy członkami zarządu oraz zaangażowanie każdego z nich.

4) Zespół, zarządzanie zmianą, oraz motywacja: przekazanie informacji o planowanych zmianach to tylko pierwszy krok. Aby odnieść sukces trzeba sprawić aby zespół przejął prowadzenie projektu. Należy również ich wspierać i odpowiednio motywować. Pamiętaj, że niejednokrotnie będą w ramach swoich funkcjonalnych zespołów robić rewolucję. Doceń odwagę, której od nich wymagasz.

5) Przygotowanie budżetu: zadbaj o zachowanie w budżecie kilku procentowej poduszki bezpieczeństwa na wypadek nieprzewidzianych zmian, lub wydarzeń losowych. W zarządzaniu projektem radzenie sobie z niepewnością to konieczność.

6) Plan projektu: przedstaw wszystkim interesariuszom, omów zawczasu wszystkie możliwe przesunięcia, oraz opracuj scenariusze awaryjne. Zadbaj aby wszyscy byli świadomi co będzie jeszcze do zrobienia po formalnym zakończeniu projektu – krzywa uczenia w organizacji zazwyczaj wymaga minimum roku pracy na nowym narzędziu zanim użytkownicy zaczną osiągać docelowe wyniki.

Cyfrowa podróż w głąb firmy

Czy jesteście gotowi? Jeżeli tak sądzisz to rozważ jeszcze kilka kwestii.

7) Proces wyboru partnera: nie marnuj czasu i energii na długie i wyczerpujące procesy ofertowania. System do zarządzania Łańcuchem Dostaw jest na tyle rozbudowany, że na podstawie samej dokumentacji dostawca nie będzie w stanie przedstawić rzetelnej oferty. Zaoszczędź na tym etapie środki. Po krótkim i pragmatycznym przeglądzie dostawców poproś o przeprowadzenie prezentacji procesu na twoich własnych danych (tzw. proof of concept).

Więcej na ten temat napisałem już w artykule – Jak wybrać system wspierający Łańcuch Dostaw? Nie będę więc się teraz powtarzał. Po prostu zachęcam do przeczytania tamtego wpisu.

 8) Wdrożenie rozwiązania: podziel pracę na następujące etapy:

  • Wypracowanie przepływu danych wejściowych i wyjściowych
  • Reengineering procesów oraz powiązane zarządzanie zmianą
  • Szkolenia kluczowych użytkowników (najlepiej w miejscu pracy)
  • Przekazanie i kalibracja narzędzia przez wszystkich użytkowników

Ten temat również był wcześniej szerzej opisany na blogu we wpisie – System w Łańcuchu Dostaw – jak przeprowadzić wdrożenie? Więcej znajdziesz więc w tamtym wpisie.

Jeżeli wdrożenie jest już na finiszu to już prawie jesteś! a prawie jak wiadomo robi sporo różnicę. Jeszcze trzeba zakończyć projekt. Inaczej mówiąc zacząć pracować (w nowym systemie).

Nowy wirtualny początek

Na tym etapie przemyśle jeszcze następujące sprawy.

9) Rozpoczęcie życia: czyli prawdziwy test produkcyjny (czytaj na żywym organizmie). Użytkownicy opuszczają strefę komfortu, wymagają wciąż dużo uwagi i wsparcia, jednak jesteś wciąż z nimi i zarządzasz zmianą. Należy osiągnąć masę krytyczną i wtedy będzie już “z górki”. Zawsze znajdzie się w organizacji ktoś niezadowolony. Skup się jednak na tym czy proces działa i czy dostarcza wymagane rezultaty. Taka będzie miara Twojego sukcesu.

10) Zamknięcie projektu: wszyscy ustawiają sie do pamiątkowego zdjęcia… a tak naprawdę bardzo dużo pracy jeszcze przed wszystkimi. Należy podsumować wdrożenie, spisać i omówić co poszło zgodnie z planem a co niekoniecznie. Zapewnić proces pomiaru wybranych KPI przez okres minimum 12 miesięcy po zakończeniu prac.

Wreszcie w momencie gdy organizacja przejdzie przez pełen roczny cykl planowania i wykonania planu w oparciu o nowo wdrożony system do zarządzania Łańcuchem Dostaw możesz powiedzieć, że rzeczywiście wdrożenie zakończyło się.

Mam nadzieję, że spodoba Ci się opisana podróż! Aby dokładniej się do niej przygotować polecam przeczytać kolejne bardziej szczegółowe artykuły w cyklu o systemach wspierających Łańcuch Dostaw i Logistykę:

Jak wybrać system wspierający Łańcuch Dostaw?

System w Łańcuchu Dostaw – jak przeprowadzić wdrożenie?

Okiem eksperta. Jak wdrożyć system w Łańcuchu Dostaw?

Jeżeli po przeczytaniu, któregokolwiek z nich zechcesz indywidualnego wsparcia w wyborze systemu – nie wahaj się – skontaktuj się ze mną bezpośrednio. Zawsze znajdę czas na podzielenie się swoim doświadczeniem.

Natomiast jeżeli szukasz aktualnej i praktycznej wiedzy o tym jak podnieść efektywność swojego łańcucha dostaw to zapraszam do zapisania się na newsletter 'Logistyka po prostu’. Raz w miesiącu wysyłam wyłącznie merytoryczne informacje.

Tymczasem do kolejnego wpisu, który jak zawsze opublikuję za 2 tygodnie!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *